Claves esenciales para mejorar la supply chain

La gestión eficiente de la cadena de suministro o supply chain ayuda a la organización a reducir costes y acelerar la comercialización. Los avances en tecnología, la globalización y las crecientes expectativas de los clientes han hecho que esta gestión de la cadena de suministro sea más importante que nunca.

Debido a que la cadena de suministro incluye, tanto la puesta a disposición entre organizaciones, como la puesta a disposición entre operaciones de una misma empresa y el suministro al cliente final, una administración inadecuada de la supply chain puede afectar a todas las funciones de la empresa, aumentando los costes internos y externos, y bajando la productividad.

Eduardo Ruiz, consultor internacional de sistemas industriales, considera que “existe aún un margen de mejora de la gestión de la supply chain, asociado a la gestión integrada de la información, que puede ascender a más del 20% del coste del producto en países de la OCDE y superior al 40% en países en desarrollo.  Estas mejoras posibles abarcan, desde la adquisición de materias primas y componentes, hasta la exportación de los productos terminados y su llegada al usuario final”. Cualquier disfunción en la cadena puede generar graves consecuencias en la entrega de los servicios o productos finales. Sin embargo, la implementación de estrategias adecuadas puede mejorar la misma de forma sobresaliente.

Analizar y agilizar la supply chain es una forma de ayudar a las empresas a responder más rápidamente al ritmo acelerado de los negocios de hoy en día y aumentar la eficiencia operativa. A continuación, damos nueve claves para lograr operaciones más eficientes, rentables y flexibles.

 

1.No pongamos el coste primero

Es fácil suponer que el coste de adquisición directo (precio por pieza) para un servicio o pieza particular puede ser más bajo, pero no tiene por qué. De hecho, en muchos casos, esa opción podría aumentar el mayor coste total de adquisición. Para Inbound Logistics pagar más a compañías, que ofrecen un servicio más confiable, termina resultando más económico a medio y largo plazo. La razón es que se reducen los plazos de entrega y es menos probable, que envíos retrasados de determinados componentes u otras deficiencias, terminen afectando las operaciones.

Para Eduardo Ruiz, “el concepto de coste total de adquisición ha sido sobrepasado por el coste total de posesión (Total Cost Ownership, TCO), que incluye tanto los costes de adquisición, como todos aquellos de manipulación, almacenaje, transporte, etc. Incluso su destrucción o reciclaje final, en caso de que sea necesario tras su uso”.

Gastar un poco más en calidad ayudará a evitar problemas en el futuro. Un precio justo por el mejor servicio termina mejorando el funcionamiento de toda la cadena, aunque al principio parezca más caro que otra opción.

 

2.Revisa los procesos de supply chain

Una revisión de procesos, para evaluar el estado actual de la empresa e identificar formas de simplificar las operaciones de la cadena de suministro, es esencial. Cuanto antes se realice la evaluación, será mejor, ya que esto determinará la base para el posterior análisis del rendimiento de la inversión en la misma. Contratar a un experto en Supply Chain Manager puede ayudar a detectar aspectos que no aportan valor al cliente y otros, que no son atajados correctamente y suponen un alto coste, no solo económico.

Juan José Martín, business manager, cuya trayectoria profesional ha estado ligada al supply chain, define la misma como “un proceso vivo, que consta de situaciones repetitivas y de situaciones atípicas, con tratamientos diferenciados”. Entre los logros profesionales de Juan José se encuentra el traslado de fábricas enteras, en plazo y coste, funcionando a cinco turnos, sin retrasos en las entregas a clientes y sin repuntes en no-calidad.

Los procesos optimizados permiten a los fabricantes ofrecer a los clientes plazos de entrega más cortos y menos costes de inventario. Al mantener niveles de stock óptimos, las empresas pueden eliminar costes innecesarios de operaciones y almacenamiento. Se puede optimizar la línea de fabricación o producción simplificada y los procesos se pueden automatizar para reducir la posibilidad de errores humanos y brechas entre procesos.

Además, el procedimiento de monitorización e integración de las cadenas de suministro puede ayudar a identificar dónde ocurren los problemas y las pérdidas de tiempo. Esto permite a las empresas tomar medidas para reducir aún más los costes y transferir este ahorro a sus clientes, volviéndose más competitivas.

 

3.Optimiza el inventario

Cuando se procesan órdenes de compra con muchos fabricantes diferentes, es fácil que haya problemas con algunas órdenes. Un software de inventario (Vendor Managed Inventory o VMI), administrado por el vendedor, puede eliminar completamente este problema. Así solo tratará con el proveedor, que será integrado en sus planes de producción.

También ayuda a que los proveedores hayan establecido relaciones con numerosos fabricantes y puedan fabricar pedidos más grandes a la vez. Según Eduardo Ruiz, “establecer diferentes estrategias de compra según el consumo, el riesgo y el precio, permite reducir el stock al máximo y, por tanto, ahorrar dinero a largo plazo”.

 

4.Cadenas de suministro integradas

Las empresas necesitan integrar información de una variedad de fuentes para mejorar la eficiencia. Cada transacción habitualmente implica nueva información en varios sistemas, incluyendo CRM, ERP, sistemas de planificación de recursos de fabricación y sistemas financieros de una organización. En muchos casos, la información también debe compartirse con otros sistemas paralelos, propiedad de clientes, socios y proveedores.

Las empresas medianas y pequeñas tradicionalmente hacen integración de datos a través de cargas de archivos, actualizaciones por lotes, actualizaciones manuales o cargas de hojas de cálculo. Todos estos procesos son lentos y propensos a errores. Y, cuando se debe cerrar las transferencias por lotes o los sistemas ETL, se pierde productividad y, a menudo, también datos críticos. Al agregar una plataforma informática de integración, los flujos de información se pueden automatizar y compartir de forma más rápida y sencilla.

 

5.Mejora de las previsiones de pedidos

La capacidad de predecir, con mayor precisión, lo que tu empresa espera producir en las próximas semanas y meses, puede ayudar a mejorar toda la cadena de suministro. Un proveedor puede ayudar cuando establezcas un programa de VMI. El proveedor asume la responsabilidad de rastrear el inventario para ayudar a predecir y prepararse ante las fluctuaciones de la demanda. A su vez, tu riesgo de desabastecimientos disminuye drásticamente y verás cómo se reducen significativamente los tiempos de entrega.

 

6.Aprovecha los sistemas existentes

Aunque muchos sistemas internos, desarrollados a lo largo de los años, pueden ser rígidos, complejos, difíciles de usar y de integrar con los sistemas más nuevos, aún contienen datos importantes y útiles que se pueden utilizar para la planificación y el análisis.

La introducción de dispositivos inteligentes como tabletas o smartphones está impulsando una supply chain móvil. Utilizando las herramientas adecuadas, las empresas pueden movilizar la información, que necesitan de sus sistemas. Un nuevo front end móvil atractivo, junto con procesos automatizados en otros sistemas, permite a las empresas obtener más valor de sus sistemas antiguos con un coste mínimo. Pero Jordi Milá, especializado en procesos de negocio, relacionados con supply chain, puntualiza: “El abanico de software actual podría poner en riesgo a empresas que, como en tiempos pasados, consideran las tecnologías de la información como meros instrumentos o herramientas para cualquier propósito empresarial, olvidando así, que la tecnología es un motor, cuando su uso está directamente relacionado con  la ejecución de procesos de negocio, debidamente definidos y documentados.

Las tecnologías de la información deben proveer, a las empresas que las usan, de la eficiencia y cumplimiento adecuados a sus objetivos. Hay que recordar, que en los entornos de Supply Chain la base fundamental siempre es una plataforma estable y fiable, que garantice el flujo de los datos, para proporcionar al negocio la información imprescindible para su gestión”.

Jordi Milá ha conseguido integrar y unificar departamentos de informática, procedentes de diferentes empresas, en negocios orientados a la fabricación y transporte. Sumando a este logro, la unificación de los procesos de negocio y de tecnologías de información.  Este profundo conocimiento de la tecnología aplicada al negocio, le permitió también lograr el despliegue de un ERP en un entorno multinacional de fabricación de bienes de consumo, implementándolo en diferentes países (Europa y Norte de África).

 

7.Suprime datos duplicados

El objetivo de mejorar la eficiencia operativa es reducir costes y esfuerzos a lo largo de todo el proceso de la cadena de suministro. La introducción manual de datos duplicados en múltiples sistemas es una pérdida innecesaria de tiempo y fuente de desmotivación. Los mismos datos, que se ingresan y almacenan en diferentes lugares, fomentan errores e imprecisiones. Cuando los procesos duplicados de entrada de datos se eliminan a través de la automatización, los sistemas son más precisos y requieren de menos horas de trabajo.

Al eliminar las tareas innecesarias de introducción de datos, los trabajadores pueden concentrarse en los esencial, que es interactuar con los clientes. Con la llegada de las tabletas y smartphones en el lugar de trabajo, la introducción de datos se puede hacerse in situ, lo que acelera los flujos de información y mejora el servicio al cliente.

 

8.Revisa las estrategias regularmente

Revisar las operaciones para buscar aspectos, que puedan mejorarse, ayudará a que la supply chain funcione mejor. Si no lo haces regularmente, los efectos serán rápidos. El mercado está en constante evolución y los procesos que funcionaron hace seis meses pueden no ser tan efectivos tras ese periodo. También debes buscar tendencias de la cadena de suministro global para obtener la inspiración.

En palabras de Paul Dittman, director ejecutivo del UT’s Global Supply Chain Institute, “las empresas deben revisar los procesos de forma periódica para mantenerse al día en el entorno dinámico y cambiante. Igualmente, también deben estar abiertas a considerar nuevos desafíos”.

Un consultor “juega el papel fundamental, al entender la situación de la empresa contratante y crear un puente con las mejores prácticas del momento”, afirma Juan José Martín.

 

9.Ten una visión global

La optimización de la cadena de suministro ayuda a las empresas a ver más allá del cumplimiento de las operaciones diarias y comprender mejor las necesidades de los clientes de productos y servicios de forma global. Esta conciencia puede ayudar a las organizaciones a diferenciar su oferta y aumentar las ganancias. Analizar y agilizar la supply chain es un proceso de aprendizaje no solo para mejorar las entregas de productos hoy, sino también para mejorar el servicio al cliente en el futuro.

La racionalización de la cadena de suministro global a través de la integración y la movilización proporciona mayor eficiencia a lo largo de todo el ciclo de vida del producto, mejorando la precisión de las previsiones y los programas de demanda al optimizar las líneas de producción. Las empresas reducen costes y se vuelven más flexibles y rentables. Tener una mejor comprensión de los procesos y datos de la cadena de suministro es un primer paso esencial requerido para tener éxito.

Juan José Martín afirma que “uno de los errores más comunes es entender la supply chain como algo independiente del resto de la organización. A menudo, las empresas analizan parcelas de su actividad, pero no tienen con qué comparar, lo cual resta eficiencia a la hora de definir sus metas. Contar con un experto en supply chain permitirá interconectar los procedimientos internos y externos, y aplicar medidas de carácter holístico, gracias a su visión global de negocio”.

 

Fuentes: Smart Data Collective | Falcon Fastening

 

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