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Las 4D de la gestión del tiempo

Por 25 agosto, 2018 Sin comentarios

Mientras que, tras la Segunda Guerra Mundial, el conocimiento necesitaba un cuarto de siglo para duplicarse, en 2018 ese periodo se ha reducido a solo catorce meses. En algo más de un año, la reserva completa de conocimiento humano se va duplicando. Estar al día significa ser eficiente en la gestión del exceso de información al que estamos expuestos.

Son varios los obstáculos a superar para gestionar eficazmente nuestro tiempo de trabajo.

Sobrecarga de datos

Debido a la sobrecarga de datos, se desperdician cerca de dos horas y media por día en la búsqueda de información, lo que no es productivo en absoluto.

Sobrecarga de comunicación

Cerca del 80% del tiempo de trabajo se pierde comunicándose o colaborando a través de correos electrónicos, reuniones, chat y mensajería. Como resultado, no queda tiempo para hacer un trabajo profundo.

Sobrecarga de interrupciones  

Hace casi una década, una investigación reveló que nos vemos interrumpidos o cambiamos nuestras tareas cada tres a cinco minutos en promedio. Esto conduce a una perturbación de nuestra concentración muy poco saludable y al agotamiento al final de la jornada laboral.

Frente a estos problemas, varios autores se han encargado de estudiar la mejor gestión del tiempo. Una de las estrategias de productividad más en boga es la llamada “cuatro D de la administración eficaz del tiempo”.

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Las cuatro D de la gestión del tiempo

 

Por sus siglas en inglés, hablamos de hacer (do), eliminar (delete), aplazar (defer) y delegar (delegate).

Hacer (Do)

Si puedes hacerlo algo rápido, hazlo. Aquí es muy recomendable recurrir a la regla de los dos minutos de David Allen como marco de decisión. Con esta regla se realizan al momento todas las tareas que se pueden realizar en solo 120 segundos: escribir un correo, realizar una llamada, generar un informe, etc.

En Cómo hacer las cosas, Allen explicó que dos minutos es el límite de la eficiencia. Si una tarea necesita más tiempo, el autor especializado en productividad recomienda trabajar de forma exclusiva en esa tarea, hasta terminarla.

Sea como sea, nos avisa que la multitarea es el peor enemigo de la gestión eficaz del tiempo.

Eliminar (Delete)

Esta tarea es la más fácil de la estrategia de las cuatro D. Lo que no es importante y no vaya a ayudarnos se puede borrar o eliminar.

Según el Principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20, el 80% de los resultados provienen del 20% de las causas o actividades. Por ello, antes de decidir si hacer o no una actividad hay que hacerse una pregunta: ¿esta actividad me ayudará a obtener el resultado a largo plazo que yo o mi empresa necesita? Si la respuesta es negativa, podemos terminar con ella.

A veces, será necesario volver al principio de los 120 segundos y explicar por qué no vamos a tomarlo en cuenta. Si, por el contrario, se trata de una actividad simple, basta con eliminarla de la lista de tareas pendientes.

Aplazar (Defer)

Hay veces que nos vemos obligados a tomar una decisión difícil. Si tenemos gran cantidad de tareas que hacer y necesitamos que sea meditada o nos faltan algunos datos para tomarla, podemos aplazar la misma al final de día o la semana.

Aplazar significa no ahora, no nunca. Muchos consultores de productividad recomiendan crear un tablero en Trello o una carpeta en el correo electrónico donde introducir todas las decisiones que hayamos aplazado para facilitar las decisiones en el momento oportuno.

Eso sí, no olvides que hay una delgada línea entre diferir y postergar indefinidamente.

Delegar (Delegate)

Las primeras veces que deleguemos, podemos desconcertarnos al comprobar que los resultados son diferentes de cuando realizamos el trabajo nosotros mismos. Sin embargo, esto no implica que debamos dejar de delegar, sino seleccionar mejor qué es lo que podemos delegar sin problemas.

La manera más eficaz de delegar es desglosar un proyecto en diferentes tareas o pasos.

Dicho esto, las tareas más pequeñas que deseemos delegar no tienen por qué necesitar una lista de verificación. Habrá que considerar si nuestro tiempo se gasta de forma más efectiva delegando o haciendo.

Por otra parte, Beat Buhlmann y Graham Allcott nos aportan una serie de claves y soluciones que van más allá de las 4 D.

Soluciones para una mejor gestión del tiempo

1.Proteja su atención

La atención es más valiosa que el tiempo. Protejamos nuestro momento de concentración para hacer mejor nuestro trabajo. En esas horas debemos reducir o eliminar las distracciones. Podemos salir de la bandeja de entrada del correo electrónico, silenciar nuestro teléfono móvil o pedir a nuestros compañeros que no nos molesten en un periodo de tiempo determinado. De esta forma, podremos enfocarnos por completo ante nuestra actividad.

2.Convertir ‘cosas’ en ‘acciones’

Una estrategia que realmente ayuda es convertir cualquier información, ya sea una idea, una información, un correo electrónico en su pantalla o un papel que aterrice en su escritorio, en la próxima acción concreta. Las acciones concretas son cosas, como “llamar” o “correo electrónico”, no términos vagos como “resolver” o “seguimiento”. Se trata del “do”, de la estrategia de las cuatro D.

3.Utilizar la palabra NO

La mayoría de las personas tienen problemas para decir no. Debemos recordar que estamos diciendo no a la tarea, no a la persona. Puede ser una buena idea, pero ¿encaja realmente con nuestra estrategia? Puede agregar valor, pero ¿agrega valor suficiente para que valga la pena nuestro tiempo?

4.Realizar una revisión semanal

Una revisión semanal es una hora que podemos reservar para centrarnos en el pensamiento global de todas las cosas que tenemos que hacer y nos ayudara en planificar mejor.

5.Buscar pequeños logros

La psicología del impulso es muy importante para la productividad y puede contrarrestar una gran parte de los sentimientos “atascados” de sentirse abrumado y sobrecargado. Romper todo en pequeños logros o éxitos es una forma poderosa de construir ese impulso que necesitamos.

6.Desactivar los dispositivos innecesarios

Cada notificación de un teléfono móvil puede crear una interrupción de nuestro trabajo, nuestro patrón de concentración y nuestro estado de ánimo. Para evitar que consuman el valioso tiempo de atención podemos configurar los dispositivos para limitarlos a las notificaciones más esenciales.

7.Mantener el correo electrónico no leído en la bandeja de entrada a cero

El correo electrónico puede ser una gran fuente de ansiedad, miedo y culpa. ¿Por qué? Porque en lo profundo de nuestra bandeja de entrada están todas esas incertidumbres, acumulándose. Así que podemos desarrollar estrategias para que su bandeja de entrada vuelva regularmente a cero correos sin leer.

Para conseguirlo, podemos procesar por lotes el correo electrónico en determinados momentos del día, en vez de dejarlo abierto en segundo plano todo el rato.

8.Recoger la información en grandes carpetas

Cuando organizamos información, puede ser muy tentador crear muchas carpetas pequeñas. La lógica parece bastante simple: es más fácil saber dónde encontrar algo en el futuro si se encuentra en una carpeta con un nombre muy específico. Sin embargo, lo opuesto nos permitirá gestionar mejor el tiempo.

A continuación, exponemos algunas recomendaciones procedentes de expertos en gestión del tiempo, productividad y desarrollo de habilidades personales, que disponen incluso de sus propias metodologías.

Javier Giménez Divieso, directivo senior en una multinacional y coach ejecutivo y de equipos, destaca que: “una de las claves para lograr metas extraordinarias es trabajando en equipo. Ya que solo con la ayuda de otras personas se puede llegar lejos y  que cuanto mejor estén preparados nuestros colaboradores, más sencillo resultará el camino al éxito”.

Además, considera que delegar ayuda a crear líderes en tu empresa. En su experiencia gestionando y dirigiendo equipos multidisciplinares, se ha encontrado con algunos mandos que ven en el acto de delegar una pérdida de tiempo. Nada más lejos de la realidad. Delegar en tu equipo lo que te va a permitir, entre otros muchos aspectos, es dedicar más tiempo a la estrategia, tener un equipo más maduro y a su vez preparar nuevos líderes en tu empresa que estén dispuestos a competir junto a ti, añade Giménez.

Aritz Urresti, CEO de goalboxes– Centro pionero en Productividad-, propone su Método de Las Cajitas: un método patentado, exclusivo, elaborado y contrastado con el que alcanzar cualquier proyecto o sueño personal o profesional, un sistema que impulsa a la acción y quemide los resultados: El Método de Las Cajitas es el eslabón perdido de la cadena de la productividad que enseña al cerebro a priorizar y a gestionar el tiempo de forma autónoma para conseguir cuanto nos propongamos”.

Luis Arimany es ingeniero industrial por la Universidad Politécnica de Madrid, MSc por Cranfield University y Executive MBA por el IE.  Ha compaginado su trayectoria profesional como consultor estratégico y eficiencia para empresas, así como ponente en distintos programas de postgrado. Ha escrito diversidad de artículos en las áreas de crecimiento personal y estrategia empresarial, algunos de los cuales se pueden ver en su página web.

“Muchas personas nos sentimos sin tiempo y probablemente nos lleguemos a sentir estresados, cansados, con la sensación de no poder hacer las cosas que nos gustan, no poder cumplir con nuestros objetivos personales o profesionales, e incluso podemos llegar a sentir que decepcionamos a la gente que nos rodea”, afirma Arimany.

En su libro “Recupera tu vida, controla tu tiempo y energía”, el autor plantea el problema de forma global, explicando cómo gestionar el tiempo y ser más eficientes, pero sin dejar de realizar otras facetas de la vida, compaginando adecuadamente la vida laboral con la personal, consiguiendo el tiempo necesario para todo aquello que contribuye a la felicidad alcanzando un estado de plenitud y equilibrio.

Johana Ríos  es experta en Neuroventas y Marketing Digital, Coach y Conferencista Internacional. Para Joahan: “nuestro cerebro es el responsable de todo lo que hacemos incluida la productividad, por eso, debemos que entrenarlo para mantenerlo ágil y fuerte y, así ser más productivos. Ríos propone diferentes tareas que nos pueden ayudar a aumentar la productividad diaria: “aprende a comer para alimentar a tu cerebro, piensa en positivo, esto produce cambios en la capacidad de concentración y memorización debido a la cantidad de dopamina que se produce ante algo positivo, medita, haz ejercicio. Convertir estos pequeños detalles en hábitos puede hacer que tu productividad aumente considerablemente”.

 

Fuentes: Training Journal|Forbes

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