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Aprende a ser productivo e identifica las tareas AR y BR

Por 18 septiembre, 2018 Sin comentarios

Son muchos los empresarios que pasan el día encerrados en la oficina, trabajando un excesivo número de horas y sin poder desconectar si quiera cuando finaliza su jornada laboral. Llevándose las tareas a casa y siendo esclavos de su propia empresa. La mayoría lo ve como algo necesario, aunque no deseable. Lo consideran el precio a pagar por alcanzar el éxito, un pequeño sacrifico que hay que realizar si lo que se desea obtener son buenos resultados. 

Aquellos que aún se encuentran iniciando su aventura empresarial argumentan que “los comienzos son así, al principio todo cuesta hasta que arranca” justificando la cantidad de horas que necesitan dedicar para levantar el negocio. Eso estaría bien si ese esfuerzo inicial estuviese enfocado en crear un sistema inteligente de empresa en la que el empresario no fuese quien tuviese que estar al mando de todo. Me suelo encontrar con demasiada frecuencia empresarios que en sus inicios echaban muchas horas porque era el principio, después seguían echando muchas horas porque la empresa seguía creciendo y necesitaba más que nunca de su control, y a punto de jubilarse aún seguían echando muchas horas porque no sabían ya hacer otra cosa y se habían acostumbrado a pasar gran parte del día pendientes de su trabajo sin poder atender ni pasar tiempo con su familia.

El trabajo nos compromete más de lo razonable. Tenemos trabajos limitantes que nos impiden alcanzar las metas personales y lograr ser mejor persona.

No obstante, vivimos en una sociedad que ante todo antepone su trabajo y desarrollo profesional y tiene un fuerte compromiso personal con su trabajo. El área profesional-económica está especialmente sobrevalorada y ocupa en muchos casos el 80% de la actividad diaria.

Muchos empresarios tienen la creencia de que lograrán ser más productivos cuanto más tiempo dediquen a su negocio. Y es que todo el mundo habla de productividad cuando no sabe ni lo que es. ¿Por qué no somos productivos? Tiene que ver con cómo nos educan, para qué nos educan. La falta de productividad es lo que conduce a miles de empresarios a trabajar quince horas diarias. El sistema nos tiene maniatados así.

Ser productivos supone trabajar menos horas y tener más resultados; por tanto, mayor tiempo para dedicarnos al resto de áreas de la vida.  Ese sentido, hay una serie de pasos a tener en cuenta:

  1. Debemos reflexionar: Resulta clave escoger un motivo que tire fuertemente de nosotros. Los objetivos han de nacer de un deseo profundo, honesto y sincero, y tienen que ser grandes, aunque accesibles.
  2. Planificar lo que queremos que suceda: Hemos de realizar una planificación detallada para acometer las acciones dirigidas a nuestros sueños.
  3. Eliminar distracciones: Cada vez que algo interrumpe nuestra concentración, retomarla puede traducirse en veinte minutos de demora; es el tiempo que lleva al cerebro volver a enfocarse en el punto en que lo dejamos.
  4. Saber delegar: Creer que somos imprescindibles nos juega malas pasadas. Aprender a delegar pasa por confiar en otros y en nuestra capacidad para gestionar a esos otros. Por mucho que queramos, no podemos ocuparnos nosotros mismos de todas las tareas.
  5. Implementar acciones de mejora: Es necesario pararse a pensar por un momento en qué podemos cambiar para mejorar. Sin reflexión es imposible saber en qué hemos errado, en qué punto han quedado congeladas nuestras metas y qué tenemos que corregir. Seguir hacia delante sin haber tomado nota de ello se llama huir.
  6. Practicar la autocrítica: Debe asistirnos a lo largo de todo el recorrido. Es fundamental hacer autocrítica con la mirada puesta en efectuar una acción de mejora por cada propósito planificado que dejamos de cumplir. Ser realista y afrontar las situaciones con vistas a un futuro mejor.
  7. Aprender a priorizar lo realmente importante, enfocándonos en las tareas que nos acercan a nuestros objetivos.

Cuando es saludable, la persona se vuelve consciente de sus propios fallos, los asume y corrige avanzando en la superación personal.

Si preguntamos a alguien por sus prioridades, es fácil que destaque su vida familiar y su cuidado personal, y que subraye salidas al campo o la visita a un club deportivo como las actividades que le proporcionan más placer. Si queremos saber cuánto tiempo dedica a estas últimas, es fácil que responda que no mucho. ¡Qué más quisiera! Su trabajo le demanda todas las horas del día y más. Se pasa la vida entre el trabajo y la cama (que no siempre le garantizará un buen descanso). Es alguien que a diario solo ve a sus hijos dormidos e intercambia monosílabos con su pareja, que llega al fin de semana con la energía justa para tumbarse en su sillón y ver la televisión o conectarse a Internet, y no para leer elaborados artículos en este caso, sino para, simple y llanamente, cotillear, fisgar o intervenir con comentarios y seguir quejándose de lo mal que está todo.

El trabajo o la profesión terminan siendo fines en sí mismos y acaban dirigiendo los cauces por los que hemos de circular a costa de lo que sea.

Para evitar estas situaciones debemos aprender a otorgar el valor apropiado a todas las actividades que llevamos a cabo en el día a día y saber priorizar a la hora de pasar a la práctica. De este modo, conseguiremos los resultados que deseamos destinando el tiempo necesario a cada tarea. En definitiva, aprender a ser realmente productivo.

A lo largo del día realizamos tareas que nos acercan a nuestros objetivos, las de Alta Rentabilidad -AR-, y otras que son menos importantes, las de Baja Rentabilidad – BR-.

Las tareas AR son aquellas que invirtiendo más tiempo en ellas los resultados en los objetivos establecido son mayores, son las que se encuentran más próximas al objetivo que nos hemos propuesto. Por otro lado, las tareas de Baja Rentabilidad tenemos que tratar de hacerlas rápidamente y dedicarles solo el tiempo necesario, ya que empatan el resultado como mucho, pero no lo mejoran. Y en el caso de no poder realizarlas, las delegaremos.

Desconocemos qué tareas, de las múltiples que desempeñamos a diario, tienen un valor mayor por ser más rentables. Por esta razón resulta imprescindible saber gestionarlas y priorizar su ejecución para alcanzar así una mayor productividad y conseguir resultados en el menor tiempo posible, para poder invertir el resto en otras áreas de la vida como la salud, la familia o el ocio. Y para diferenciarlas pongo un ejemplo de cada tipo:

El seguimiento de cobros es una tarea de Baja Rentabilidad porque no aporta mejores/mayores resultados económicos o valor a la empresa, ese dinero ya debería estar cobrado. Habrá que dedicarle el menos tiempo posible y/o delegar la tarea. Por otro lado, el seguimiento de presupuestos es una tarea de Alta Rentabilidad porque dedicándole más tiempo mejoras el resultado económico del negocio.

Tenemos que aprendera diferenciar y priorizar muy bien estos tipos de tareas, saber ordenarlas de menor a mayor importancia, y tener en cuenta que una agenda apretada no implica ni mayor ni mejor rendimiento. La clave para una gestión correcta es una agenda eficaz que trabaje a favor de las tareas que hemos anotado en ella y desglosadas en forma de cajitas, pequeñas acciones consecutivas, que se llevarán a cabo, y nos facilitarán el cumplimiento de los objetivos.

 

Aritz Urresti,CEO de goalboxesexperto en Productividad, conferenciante, creador del exclusivo y patentado Método de Las Cajitas ® y autor del libro Las Cajitas del Éxito.

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