Cómo gestionar el tiempo de forma eficiente en el trabajo

La gestión del tiempo en todas las facetas de la vida facilita muchos aspectos de la misma, pero, si la aplicamos al mundo laboral, se pueden obtener importantes beneficios. Uno de ellos es una mayor efectividad y, en consecuencia, un aumento de la productividad. Pero, ¿cómo se puede gestionar el tiempo de forma eficiente en el trabajo? ¿Por qué unos empleados se planifican mejor que otros?

La planificación del trabajo en el horario estipulado resulta clave para conseguir una gestión del tiempo adecuada. Para ello, cada empleado debe estructurar su jornada en función de las horas acordadas para desempeñarla. De esta forma, se conseguirán trabajadores más eficientes, pero existen muchas variables que pueden complicar esta estructuración. Entre ellas se encuentran la manera en que el resto de la empresa desarrolla las tareas y la cultura de la compañía.

Para Gustavo Yepes, mentor y coach personal y ejecutivo, todos los niveles de la empresa deben estar alineados en los conceptos y prácticas de la buena gestión del tiempo. “Debe ser una cuestión de cultura, no de imposición. Esto se logra con un programa corporativo de buenas prácticas y no con cursos aislados”.

Algunos fallos en la gestión del tiempo

En muchas ocasiones, el propio empleado es incapaz de establecer una adecuada distribución del tiempo en función del volumen de tareas, lo que repercute en el cumplimento de plazos y se produce un efecto bola de nieve. En palabras de Leticia Codina, coach y formadora en gestión del tiempo y productividad, este fenómeno “arrasa con nuestro tiempo de valor y afecta a nuestros resultados. Comienza cuando no planificamos, no cumplimos, procrastinamos acciones importantes porque nos parecen tediosas y esto termina afectando a los plazos, alargando las tareas”. Para evitarlo propone “tomar conciencia de qué nos hace comenzar las cosas y no acabarlas. No hay que buscar la perfección, sino la excelencia en el trabajo siendo realista con los objetivos, el tiempo y los resultados. La productividad no se mide por las horas trabajadas, sino por acciones terminadas”.

Cristina Moreno Bayo, formadora y coach especializada en productividad, explica a través de su vídeo-píldora cinco claves para que nuestra planificación sea realista algunas técnicas para evitar una acumulación de tareas.

En ocasiones, una mala comunicación interna dentro de la compañía puede ser la causa de una falta de planificación. Es necesario que cada empleado sepa con qué tiempos cuenta para entregar sus trabajos. Si los responsables no informan de esto, se pueden generar malentendidos influyendo en los resultados. La falta de información repercute de forma negativa en el buen funcionamiento de las corporaciones.

Para Patricia Benayas, coach especialista en productividad y gestión del tiempo, cuando no se definen claramente los objetivos a conseguir se pierde mucho el tiempo en hacer cosas para estar ocupados. “No me digas cuántas horas trabajas, dime qué consigues. Teniendo claros los resultados a conseguir, los trabajadores podrán centrarse en lo que realmente es importante y no en apagar fuegos. Una buena comunicación dentro del equipo es fundamental para avanzar en el objetivo propuesto, que cada miembro del equipo sepa qué tiene que hacer y para cuándo. Esto se logra con reuniones eficientes».

El aspecto anterior tiene cierta relación con la cultura empresarial. En algunas compañías, en las que prima el presencialismo laboral, puede existir una falta de fechas de entrega definidas. En otras, la gran cantidad de actividades administrativas y procesos indefinidos convierten la gestión de tiempo en una tarea ardua.

Para Fermín Lorente, experto en productividad, planificación y liderazgo, “la gestión del tiempo o su hermana gemela, organizarse suelen ser, en el mayor de los casos, quimeras: sueños o anhelos poco probables de alcanzar”. Para Fermín, “implica tener las prioridades claras y un sistema de medición para su ejecución.  Incluso, disponiendo de ese sistema, las urgencias y las interrupciones suelen pasar por delante de lo importante arruinando la productividad. La clave está en la gestión del inconsciente: gestionar el foco y las emociones. No permitir que nuestros miedos o las urgencias de los demás destruyan nuestra planificación. La asignatura más difícil es aprender a decir no. Esto implica ser conscientes que es decir sí a otras cosas, como la productividad, la familia o la calidad de vida”.

En la actualidad existen numerosas herramientas que pueden ayudar a gestionar eficazmente el tiempo. Es posible que el trabajador las desconozca o no sepa usarlas. Una de las más conocidas es la “Matriz de prioridades” o “Matriz de Eisenhower”, compuesta por un eje horizontal con las opciones urgente, no urgente y otro vertical con las opciones importante y no importante. Al cruzarlas, obtenemos cuatro cuadrantes y, para cada uno, se ofrecen recomendaciones. “Dependiendo del cuadrante, debemos actuar de inmediato, planificar, rechazar, delegar o negociar, lo cual nos permite mantenernos enfocados en la consecución de nuestros objetivos. Esta poderosa herramienta ha sido difundida sin darle un contexto y ofrecer opciones realistas para cada uno de los cuadrantes, explica Yepes”.

Recomendaciones para gestionar el tiempo eficazmente

Una vez analizadas las posibles causas de esa mala gestión del tiempo en el trabajo, el siguiente paso es buscar soluciones. Estas son algunas recomendaciones para gestionar eficazmente el tiempo.

Marian Bermejo, psicóloga experta en gestión del tiempo, propone comenzar marcando objetivos. “Si no sabes hacia dónde vas, te perderás por el camino, yendo de una tarea a otra sin rumbo. No te marques grandes objetivos a largo plazo, sino objetivos más pequeños cortoplacistas que te acerquen a otro mayor”.

Además, recomienda este método para planificar las tareas. “Anota tus tareas a medio plazo (a un mes vista), lleva parte de esas tareas (priorizando por importancia) a una planificación semanal y ésta a una planificación diaria. Si una semana o un día, tu agenda está llena de compromisos, no las planifiques; pensarás que no has podido cumplir tus objetivos y aumentará tu frustración.

No olvides planificar también los imprevistos y utilizar los tiempos muertos. Reserva una parte de tu tiempo diario para los imprevistos, así no robarás tiempo a las tareas planificadas y emplea los tiempos muertos para tareas rápidas y sencillas. Cada día tiene muchos total, por cinco minutos. Si conseguimos utilizarlos para responder mails, hacer llamadas rápidas o buscar información, lograremos aprovechar una gran cantidad de tiempo”.

John López, experto en productividad, motivación y gestión del tiempo, considera que “solo podremos gestionar eficazmente nuestro tiempo si somos capaces de identificar las tareas de alta rentabilidad en nuestro puesto de trabajo”. El consultor propone “dedicar tres horas diarias a tareas de alta rentabilidad, delegar y reducir los imprevistos, las interrupciones y las tareas de baja rentabilidad”. López asegura que, si aplicas esto en tu gestión diaria, obtendrás tiempo para dedicar a otras áreas de tu vida, como la familia o los hobbies. En conclusión, “si gestionas bien tu tiempo, serás más feliz”.

Del mismo modo, es necesario evitar en la medida de lo posible tratar de desempeñar todas las tareas. La multitarea puede provocar una acumulación de trabajo y nos encontremos con que somos incapaces de realizar todo dentro del horario. Emilio Solís, creador de Escuela de Tiempo pone un ejemplo. “¿Eres capaz de leer y hablar por teléfono al mismo tiempo? Muchos contestamos que sí, porque somos capaces de hablar mientras anotamos algo o conversamos a la vez con otro compañero. Pero… ¿la otra persona al teléfono te ha dicho alguna vez… ¿estás ahí? ¿me has escuchado? Esto es así porque nuestro cerebro funciona de forma secuencial con tareas cognitivas, es decir, tareas que requieren pensar y que se pueden realizar una a una. La mayoría de las tareas son de este tipo.

A lo que nosotros llamamos multitarea es a saltar muy rápidamente de una tarea a otra, pero tal y como demostraron Rubenstein, Meyers y Evans en 2001, ese salto de tarea nos sale demasiado caro en la productividad. Solución: focus total, ¡no hay otra!”.

Delegar puede ser fundamental si queremos focalizar y cumplir con los objetivos, así como evitar las distracciones. Cuando estamos trabajando puede haber una gran variedad de elementos que nos hagan perder la concentración; nuestros propios pensamientos hasta, conversaciones de otros compañeros o notificaciones de los dispositivos electrónicos o de correos.

“Tenemos de media unas sesenta interrupciones al día y tardamos casi tres minutos en recuperar el 100% de la concentración o pleno rendimiento tras cada interrupción”, afirma Moreno, quién propone en su blog Happyctivity una serie de pasos para “Interrumpir estas interrupciones”, según sean urgencias o imprevistos, notificaciones, llamadas o visitas inesperadas.

Disponer de una agenda puede ser una opción para ser más organizados. Igualmente, existen opciones digitales como apps de gestión de tiempo y proyectos: Asana, Todoist o Trello. Podemos recurrir a notificaciones o alarmas que nos indiquen que ya debemos cambiar de actividad. Fijar el tiempo de cada acción es crucial para lograr ser más eficientes. Si finalmente nos ha ocupado más tiempo del estipulado, solo bastará hacer un reajuste. El hecho de tener fijadas una serie de horas concretas puede ayudarnos a ser más eficientes porque tenemos el acicate de cumplir con ello en un tiempo determinado.

Buscar una mayor flexibilidad es una medida que resulta incentivadora. De hecho, hay personas que aseguran ser más productivos en casa porque tienen menos elementos que las dispersan. Esta alternativa resulta de interés para aquellas empresas en las que el teletrabajo se pueda implementar.

Por último, destacar que una buena organización repercute en nuestra salud y nuestra calidad de vida y, como indica Jaume Josa, socio fundador de El Club de los que tienen tiempo, “organizarse bien es contagioso para todos los que forman parte de nuestro entorno personal y profesional”.

Jaume explica cinco claves que podemos contagiar y que serán un camino hacia la calidad de vida: no separar vida personal de vida profesional; conocerse bien para calcular el tiempo que nos lleva hacer las tareas; saber decir no, para que los sÍ sean, de verdad, sí; revisar cada semana para mejorar el sistema y nuestra vida y, por último, tener claro lo más importante de cada día y de cada semana, nuestras finales de Champions, y prepararlas bien para conseguir el mejor resultado.