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Claves para lograr reuniones eficaces

Por 13 septiembre, 2019 Sin comentarios

Una de las formas más habituales de perder tiempo en una empresa es mediante las reuniones. Solo en Estados Unidos se realizan once millones de reuniones al día. Muchas de ellas son ineficaces y no consiguen cumplir los objetivos marcados.

Las reuniones internas de trabajo son necesarias, ya que sin comunicación sería imposible avanzar. El problema surge cuando no están bien organizadas, afirma Patricia Benayas Checa, coach especializada en gestión de tiempo y productividad. “No se suele poner horarios de fin, se convoca a más gente de la necesaria o se terminan sin llegar a conclusiones. Una reunión bien planificada ayuda mucho a todos los integrantes del equipo, que no tendrá la sensación de perder el tiempo, sino que lo verá como parte de su trabajo”.

“Muchas empresas acumulan protocolos internos que suelen ser eficaces pero acaban por olvidar algo importante: el factor humano” afirma Pedro Martínez, coach, mentor en gestión del tiempo, especializado en desarrollo personal. “Un trato sincero y respetuoso hará que sea más fácil sobrellevar los problemas que vayan surgiendo y, sobre todo, conseguir que la información expuesta cale en cada miembro del grupo”.  Pedro, que lanzará próximamente su libro El arte de vivir feliz con éxito, lista algunos puntos a tener en cuenta: demostrar aprecio sincero por el equipo; despertar un deseo de pasión en los demás, haciendo nuestras ideas como suyas; evitar discusiones; demostrar siempre respeto; entender otros puntos de vista usando la empatía; ejecutar las órdenes en forma de preguntas para dar pie a que otros expresen sus opiniones y, por último, utilizar la sonrisa como recurso.

Las reuniones suelen ser uno de los puntos de dolor de las empresas por exceso e ineficacia de las mismas, resalta José María Villarmea. Cuando se trabajan las reuniones en talleres in company existen dos aspectos a revisar: la necesidad de realizar esa reunión, es decir, si realmente no se puede resolver el asunto de otra forma; y la agilidad de la misma. José María propone realizar reuniones ágiles de pie que duren siete u ocho minutos en las que se puedan despachar avances, bloqueos y próximas acciones. Además, atribuye el exceso de reuniones a la “falta de visibilidad de mandos intermedios y directivos”. “Los equipos centran la comunicación en el correo electrónico con la que no tienes una visión global de los proyectos y requiere de convocatorias para alcanzarla. El coach propone el uso de espacios colaborativos y de comunicación creados para trabajar en equipo, con herramientas como Trello, Asana y Office 36.

Agustina Gómez Rodríguez, experta en RRHH, Grafóloga Pública oficial y University Coach & PNL y liderazgo de equipos, propone diseñar una planificación antes, durante y después de las reuniones para que sean eficaces, efectivas y estratégicamente integradas. Estas deberán contemplar:

– Tiempo y objetivos. El tiempo es el factor diferencial y el punto de partida. Para ello, afianzaremos objetivos SMARTe: (S) Específica, (M) Medible, (A) Alcanzable, (R) Real, (T), En tiempo y (e) Ecológica.

– Ser estratégicaMENTE coherente. Utilizar una metodología, ayuda a que seamos concretos en el logro de propuestas. Recomienda utilizar El Pensamiento Lateral de Edward de Bono, ya que permite, que todos utilicemos el mismo tipo de pensamiento, emoción, ideas, etc.

– El seguimiento. Será el recordatorio de nuestro compromiso para cumplir los tiempos y objetivos.

“Tener una estructura planificada y, a la vez flexible, genera empatía hacia los otros, que exponen sus puntos de vista, motiva para aportar ideas y genera endorfinas al sentir que todos tiramos del mismo carro: “Con eficacia y eficiencia la mente es estratégica”, afirma Agustina.

reuniones eficaces

A continuación, desarrollamos los puntos clave para tener reuniones que realmente merezcan la pena:

  1. Solo tener una reunión si es necesaria

El tiempo que se pierde en reuniones es muy superior al de otras tareas, como tener al día el correo electrónico. Según algunos expertos, los miembros del equipo sienten que no tienen la autoridad suficiente para rechazar invitaciones de reuniones si vienen de sus superiores, aunque consideren que su asistencia será improductiva. Por ello, la responsabilidad es del organizador de la reunión, que debe pensar si realmente la misma va a suponer un avance o se puede sustituir por otro medio más eficaz.

  1. Alguien debe tomar el papel de facilitador

El facilitador es la persona encargada de que una reunión se realice a tiempo, se cubran todos los puntos de la agenda y se cumplan sus reglas básicas. Esta persona será la encargada de presentar a los asistentes, moderar a los mismos y garantizar que cada punto tenga un tiempo suficiente para llegar a una conclusión.

  1. Limitar la asistencia a las personas que pueden contribuir

A una reunión solo deben acudir personas que puedan tomar decisiones o hacer contribuciones valiosas en los puntos que se vayan a tratar. Una reunión con muchas personas es improductiva, requiere mucho tiempo para que todo el mundo pueda aportar y, probablemente, también sea mucho más complicado llegar a acuerdos.

“Existe una cultura muy arraigada de convocar a diestro y siniestro a los participantes, sin tener en cuenta ni siquiera la disponibilidad de los mismos”, sentencia Villarmea.

Los asistentes a las reuniones deben conocer cuál es su responsabilidad y, sobre todo, querer ejercerla. Para Francesc Selva, experto en técnicas de comunicación, equipos y liderazgo, las responsabilidades, que deben ser compartida por todos los asistentes son: tener una actitud proactiva y buscar aportar valor; hablar cuando no se está de acuerdo con algo; cumplir con aspectos formales como ser puntuales o estrictos con los tiempos; o reconducir la reunión cuando alguna persona adopta un rol tóxico y destructivo, interrumpiendo o sacando otros temas.

  1. Compartir en la invitación toda la información y el calendario de la reunión

Una vez establecida la fecha y el lugar de la reunión, en necesario enviar la invitación a cada asistente para que la añada a su calendario. Igualmente, si hay documentos que necesiten comprobar o leer antes de la reunión, es recomendable enviar el orden del día para que puedan prepararse sus intervenciones con antelación.

Patricia Benayas propone incluir en la convocatoria los temas a tratar para que cada asistente pueda preparar su parte. Si la convocatoria se hace con mucha anticipación, es recomendable enviar un recordatorio dos días antes de la reunión. “En la convocatoria deberá aparecer la hora de inicio y fin de la reunión. En España, esto algo poco frecuente, pero facilita a los asistentes saber cuánto tiempo de su jornada van a destinar a estar reunidos. Lo recomendable es que una reunión no dure más de una hora”.

  1. Garantizar la disponibilidad de todos los materiales y equipos necesarios

Hacer la reserva de la sala de reuniones, asegurarse que haya un proyector, bolígrafos, papel o agua para los invitados son también parte de los preparativos que pueden ayudar a que una reunión sea eficaz.

  1. Compartir la agenda y las preguntas de discusión por adelantado

El objetivo de la reunión debe ser claro. Los asistentes deben tener en cuenta para qué van a la reunión, que temas se van a tratar y qué tipos de solucionen se buscan. Por ello, hay que enviar el orden del día y una pequeña descripción de los objetivos para que los asistentes puedan prepararse la reunión adecuadamente. Lo recomendable es dos o tres días antes de la fecha.

  1. Hablar despacio y con claridad

Este punto es especialmente importante si estamos en una reunión online o mixta, con asistentes a través de videoconferencia. Hablar despacio permite una mayor comprensión de lo que se dice y permite que el retraso habitual de estos sistemas no interrumpa la conversación.

Los expertos recomiendan no decir más de 190 palabras por minuto, si no puede ser complicado seguir la conversación. Hacer pausas al terminar también ayuda a que el mensaje llegue de forma más claro.

  1. Fomentar la escucha activa y sin distracciones

Para que la reunión vaya mejor, todos los miembros de la empresa deben estar comprometidos con la misma. Por ello, es crucial que no se entretengan con sus ordenadores o teléfonos móviles, mandando correos electrónicos o adelantando trabajo.

Es habitual que muchas empresas hagan reuniones sin ordenadores ni móviles o solo con la persona que toma acta con un portátil. De esta manera, será más fácil mantener la atención.

Benayas aconseja tener sus teléfonos móviles en silencio y no encima de la mesa, así podrán concentrarse en lo que se habla en la sala. Si esperan una llamada urgente,  deben decirlo al resto de asistentes y excusarse por tener que atender su teléfono o correo.

En caso de ser una reunión online, saber que te están observando todo el tiempo también facilitará que nos concentremos.

  1. Limitar el tiempo de discusión de cada tema

Cronometrar la agenda de la reunión permite tratar todos los temas necesarios. Cuando no se hace, suele ser habitual dedicar mucho tiempo a los primeros temas que se traten y que finalmente no quede tiempo suficiente para que cubrir los restantes.

Por ello, no solo debemos ordenar los temas por prioridad, sino que también hay que asignar un tiempo determinado a cada uno para que podamos cumplir los objetivos. De esta forma, los asistentes se esforzarán para llegar a conclusiones en el momento justo.

En general, no se recomienda hacer reuniones de más de una hora. De lo contrario, puede perjudicar el trabajo diario de los asistentes y hará que pongan más problemas para asistir.

  1. Tener debates productivos

Francesc Selva considera que un debate es productivo cuando comparte información valiosa, surgen las dudas y los «escepticismos», todo el mundo siente que su opinión ha sido escuchada de verdad, y todos los participantes aprenden y amplían al máximo su perspectiva de la situación.

“Es relativamente fácil detectar cuándo un debate no está siendo productivo: si no se hacen preguntas o si éstas contienen juicios, si las personas no aportan los datos y razonamientos sobre los que sustentan una opinión… pinta mal. Y es que un debate productivo requiere sustituir la mentalidad de «querer tener razón» por una actitud de curiosidad y de interés sincero por intentar comprender de verdad por qué los demás piensan lo que piensan… aunque yo piense lo contrario”.

  1. Brindar a todos la oportunidad de participar

Los estudios afirman que, en una reunión de 8 personas, 3 personas hablarán un 70% del tiempo en promedio. Si hemos hecho bien nuestro trabajo, solo asistirán personas con cosas que aportar, por lo que el tiempo debería distribuirse de forma más equitativa.

De nuevo es responsabilidad del facilitador que no haya uno o dos tiranos de la reunión dominando la conversación. Al haber compartido previamente las preguntas y objetivos, el facilitador puede preguntar a las personas que participan menos y que tengan la oportunidad de poner en valor su punto de vista.

  1. Asignar a un asistente que tome notas de la reunión y las comparta después

Para que una reunión funcione tras la misma se debe tener claro cuáles son las tareas que deben realizarse. La persona que tome notas debe tener en cuenta este aspecto y centrarse en hechos, problemas y decisiones, así como el plan de acción posterior.

Por último, también debe apuntar las preguntas y respuestas que surjan, que pueden conllevar una reunión posterior. Todas las notas de la reunión deben enviarse por correo electrónico tanto a los asistentes como a las personas que se vean afectadas por las mismas.

La persona responsable de tomar notas debe definirse al principio de cada reunión -afirma Benayas- que propone realizar un informe con los puntos acordados y enviarlo a todos los asistentes al día siguiente o cuanto antes.

  1. Recapitular los puntos acordados y asignar tareas a las personas relevantes

Antes de acabar la reunión hay que recapitular todos los puntos que se hayan acordado, así como las tareas que tendrá que realizar cada persona y las fechas en que deberán que estar listas.

Cada asistente debe entender quién se encargará de cada solución y quién asumirá la responsabilidad sobre cada tarea. Estos puntos deben enviarse posteriormente a todas las personas que tengan relación con las mismas.

“Entre los hábitos que un brujuleador de reuniones no debería obviar, destaca el cuadro de compromisos: tres simples columnas a la vista de todos: qué, quién y cuándo (el cómo es opcional)”, aconseja Eva Cantavella, coautora del libro “Reuniones eficaces”. “Mi consejo es que se plantee desde el minuto uno y vaya recogiendo esos tres elementos de todas las acciones que surjan durante la reunión.  Así, incluso cuando uno diga “lo miro y os contesto en breve” también quedará incluido como tarea y evitamos olvidos.

Al final de la reunión, se repasa y hace una foto, que servirá como parte del acta, con las ventajas de ahorro de tiempo y para evitar malentendidos.