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Cómo gestionar emails de forma eficiente

Por 29 octubre, 2019 Sin comentarios

Gestionar emails puede llevarnos parte de nuestra jornada laboral. Si no seguimos una serie de pautas marcadas de antemano, la llegada de nuevos emails a nuestra bandeja de entrada de forma continua puede impedir que le dediquemos el tiempo requerido a otras tareas.

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Cerca del 50% de los trabajadores dedican entre una y dos horas al día de su jornada laboral a leer y responder emails. Mas del 20% pasan más de dos horas comprobando su bandeja de entrada chequeando los nuevos emails recibidos.

“Esto supone que muchos trabajadores pasan gran parte de su jornada laboral atendiendo interrupciones y distracciones que fraccionan su trabajo y reducen, por tanto, su productividad drásticamente” afirma Ignacio Azkue, director de Depro Consultores, consultora que ayuda a los profesionales a ser más productivas y eficaces.

La mala gestión y utilización de esta herramienta de comunicación supone para las empresas un importante coste económico y una considerable pérdida en coste de oportunidad, ya que se dejan de hacer muchas tareas prioritarias por atender, de manera inmediata, lo que llega a través del correo electrónico.

Para combatir el problema que supone la mala gestión del correo electrónico, es esencial identificar y cuantificar cómo afecta a las personas y a las organizaciones e involucrarse para dar una solución a posibles problemas.

Siguiendo una serie de recomendaciones, el correo electrónico puede convertirse en un aliado y no en una herramienta a la que temer.

Evitar la inmediatez

Todos los expertos coinciden. La mejor manera de gestionar emails correctamente es no respondiéndolos todos al momento de llegar.

Dedicar un horario concreto dentro de nuestra jornada a responder los emails acumulados es mucho más productivo que ir contestándolos a su llegada.

Proponer un horario y comunicarlo a nuestros colaboradores, clientes y proveedores también ayuda a no sentir ansiedad por no estar pendiente del mismo en todo momento.

En este sentido, debemos trasladar que un correo electrónico no es el medio adecuado para hacer llegar una urgencia. Si algo es urgente, hay que optar por una llamada telefónica o, si se tiene ese canal establecido, WhatsApp o Telegram.

De esta forma también evitamos generar expectativas imposibles y educamos al interlocutor.

Archivar las tareas

Otro de los problemas habituales a los que nos enfrentamos tiene que ver con el archivo de los emails y sus tareas asociadas.

Muchas veces volvemos a marcar el correo electrónico como no leído y lo dejamos en la bandeja de entrada si no podemos encargarnos en ese momento.

Es mucho más efectivo archivar el correo y trasladar lo que se nos encomiende a nuestra lista de tareas.

A la hora de archivar el correo también es recomendable no tener una lista interminable de carpetas. Elegir cuál es la carpeta correcta en cada caso también puede ser problemático por lo que los expertos recomiendan no tener más de tres.

Si usamos herramientas como Asana, Trello o Slack nos resultará muy sencillo y encontrar la bandeja de entrada vacía resultará liberador.

Poner en copia solo a los imprescindibles

Mandar un correo que solo interesa a una o dos personas, pero en el que hay diez personas en copia es otra situación a evitar en la gestión del email.

Informar a personas por informar solo sirve para generar más ruido y dificultarles su propia rutina con el correo electrónico.

Además, hará que presten menos atención cuando enviemos un email que realmente sea importante o requiera su atención. Seleccionar bien a quién ponemos en copia (CC) y copia oculta (CO) a la hora de redactar el correo no solo nos ayudará en nuestro cometido, sino que también hará la vida más fácil a nuestros interlocutores.

Enviar emails cortos

Los expertos recomiendan enviar emails que no superen las cinco líneas. Hay estudios que demuestran que los emails más largos no se leen o, al hacer lectura diagona,l se pierden los puntos importantes.

En caso de que no se pueda resumir en menos de cinco líneas, se recomienda cambiar a una llamada, videollamada o una reunión presencial para explicar el problema o la solución.

Hay una excepción a esto: las instrucciones. Si tenemos que dar instrucciones complejas sobre algún proceso de la compañía, mandarlas por escrito permite una mayor garantía de que la persona no va a perderse siguiéndolas.

Aun así, en estos casos se recomienda hacer una llamada posterior para asegurarse que se ha entendido correctamente. Solo con el email puede que no sea suficiente.

La importancia del asunto y la firma

No se suele prestar mucha atención al apartado de asunto del correo electrónico y, sin embargo, tiene una gran importancia. Escribir de forma clara de que va el email va a ayudarnos a que se entienda de manera correcta.

Hay que evitar dejarlo en blanco o escribir palabras genéricas como información, reporte o similares. Al igual que en un titular de periódico, el destinatario debe ser saber que va a encontrar dentro desde el primer vistazo en la bandeja de correo.

De esta forma, también se puede priorizar desde el primer momento y ver primero el que sea más urgente o difícil de resolver.

Carmen Burillo, Project Manager Digital, con amplia experiencia en la organización y gestión de negocios, considera que hay un gran problema con la baja tasa de apertura de correos y, en gran parte, tiene que ver con una mala elección del asunto. La inmediatez obliga a esmerarse en esta línea para que el receptor del correo no lo deje olvidado en la bandeja de entrada.

Por otro lado, en los correos comerciales o newsletters es muy importante humanizar los mensajes, porque escribimos a personas que ya nos han dado su consentimiento. Lo ideal es un asunto persuasivo e incluir el nombre del destinatario, como mínimo, en el saludo del cuerpo del correo.

Sencillez

“En cuanto a los correos del día a día de un negocio, la clave es la sencillez. Hagamos la vida fácil al destinatario. Será suficiente con un asunto claro y conciso, estructura con bullet points, párrafos cortos y sin rodeos, firmado por quien lo envía con sus datos de contacto. No caigamos en el error de no firmarlos, ya que denota dejadez” sentencia Carmen.

Y un consejo para ambos casos: utilizar plantillas para los correos más frecuentes o rutinarios, si los hay, nos ahorrará mucho tiempo y evitará errores. Sólo habrá que cambiar los datos fundamentales, sin necesidad de escribir lo mismo una y otra vez.

Eludir discusiones y malentendidos

Por escrito es muy fácil malinterpretar nuestras palabras y las palabras de los demás.

No trates de solucionar un problema o empezar una discusión por correo electrónico. Siempre es recomendable hacerlo en persona o por teléfono.

Sin tener un feedback inmediato de la otra parte, es muy fácil que nos calentemos y creemos una situación violenta que no sea productiva. Sin embargo, en una conversación en persona es mucho más fácil limar asperezas y acabar con posibles malentendidos.

El email no es un medio correcto para discutir.

Priorizar y crear reglas

El tiempo es el activo más valioso de la vida, por lo que deberíamos ser codiciosos con él.

“Una de las estrategias más eficientes es identificar los mensajes que no aportan valor”, explica Rafael Hernamperez, experto en dirección y gestión IT y líder de proyectos en ámbitos internacionales.

Uno de los axiomas del Kaizen es la eliminación de desperdicios. Merece la pena invertir tiempo en revisar nuestras suscripciones y darse de baja de aquellas a las que no prestamos atención o «dejamos para luego» para terminar por no leerlas.

“Si en lugar de una lista de correos, se tratase de personas que insisten en comunicarnos algo que no nos interesa, podemos categorizar esos correos como «spam» o no deseados. Automáticamente, dejarán de estar en nuestra bandeja de entrada y, al cabo de unos días, se eliminarán”.

Finalmente, priorizar es la clave del trabajo. Los clientes de correo electrónico permiten automatizar la organización de los mensajes garcias a la creación de reglas para que ciertos correos se almacenen en carpetas. Una buena gestión de reglas y de las prioridades nos permitirá centrarnos en lo que realmente es importante.

No todo debe ser comunicado por email

Nos hemos habituado a comunicar casi todo por correo electrónico. Existen numerosas excusas para ello, la más frecuente: “es una garantía de que lo he transmitido, en qué fecha, a qué hora, y quienes estaban como destinatarios”. Sin embargo, el correo electrónico no siempre es el mejor canal. No es solo cuestión de evitar discusiones con carga emocional, también es una cuestión de confidencialidad y de prudencia. Cualquier correo puede ser reenviado a otras personas e, incluso, puede llegar ante un juez.

“Los asuntos urgentes deberían avisarse con una llamada o acercándose al puesto de la persona destinataria, ya que el correo electrónico no es una herramienta de comunicación en tiempo real. Si necesitas una respuesta inmediata, haz la llamada antes de enviar el mensaje y anuncia al destinatario que le vas a enviar un correo con los datos importantes. A la inversa, hacer la llamada preguntando “¿has visto el correo que te he enviado hace 5 minutos?” es una forma de contribuir a una cultura de inmediatez en la que predominan las falsas urgencias” concluye Susana Humbrías, consultora de formación y coach en S+H Formación.

El correo electrónico tampoco debería utilizarse como un foro o chat. Tiene una estructura más formal: saludo, mensaje, despedida y firma. Si un tema requiere de múltiples mensajes, tal vez haya que plantearse una llamada de teléfono y, si el tema es lo suficientemente complejo como para necesitar aclarar múltiples dudas, es el momento de plantear una conferencia o reunión.

José María Villarmea coincide con la consultora en el uso excesivo del correo electrónico.

“Nos quejamos de la cantidad de correos electrónicos que recibimos, pero el primer paso para reducir el volumen de email es pensar antes de empezar escribir: ¿realmente es necesario enviar este email? Empecemos por nosotros.

El email no es un problema, el problema es cuando  se usa para comunicar todo.

Son las organizaciones las que tienen la solución. Villarmea porpone para ello potenciar los espacios colaborativos, que aporten valor, visión y perspectiva a los equipos de trabajo, con herramientas como la mencionada Trello, Planner o Teams del paquete Office 365; y crear una cultura de uso del email, recogida en un manual de productividad personal para el empleado.

Eliminar las notificaciones de correo entrante

Relacionado con el primer punto, no solo tenemos que tener un horario específico para contestar correos, sino también debemos evitar notificaciones de avisos de email.

La llegada continua de correos electrónicos va a sacarnos de nuestro estado de concentración y, si alguno es importante o lo estábamos esperando, va a costarnos esperar al horario de consulta que hayamos establecido.

Una buena idea es no tener abierto el cliente de correo más que en dicho horario, así como no tenerlo en el teléfono móvil bajo ningún concepto.

Esto también nos va a permitir desconectar mejor del trabajo y evitar el estrés que puede suponer leer sobre algún problema fuera del horario laboral.

Fuentes: Cinco Días | Business Insider | Universia | Mujeres de empresa