ArtículosNoticias

ERP para la toma de decisiones ágiles

Por 10 noviembre, 2020 Sin comentarios

Los ERP o sistemas de planificación de recursos empresariales se han vuelto cada vez más comunes en las empresas. Usarlos supone una mejor gestión y mayor eficiencia en los procesos. De hecho, un 40% de las compañías que los han implementado sostiene que su productividad se ha incrementado.

Veamos a qué se debe este aumento y en qué consisten exactamente los ERP.

ERPEn qué consiste un ERP

Un ERP es un software o programa de gestión empresarial, que permite administrar todos los procesos que se llevan a cabo dentro de una empresa. Las siglas ERP vienen del inglés Enterprise Resource Planning, lo que se traduce como Planificación de Recursos Empresariales.

Esta herramienta permite controlar, desde un sistema centralizado, las actividades y datos de todos los departamentos, tales como producción, inventario, logística, ventas, finanzas, recursos humanos, mercado, etc. De este modo, la información de cada área de la empresa se encuentra en una misma base de datos, lo que hace más fácil su uso y acceso.

ERP se podría traducir como “herramienta de unificación de mando empresarial”, indica  Manuel Barcina, especialista en estrategia empresarial de la consultora ExcelCo. “Consiste en agrupar y alinear el día a día del negocio con su visión, misión y cultura. Los datos se reúnen según un criterio prestablecido de importancia en un único repositorio digital. El flujo de información resultante facilita enormemente la automatización de procesos recurrentes.

Es un recurso escalable, de manera que se puede ir aplicando paulatinamente a uno o varios departamentos, pero requiere una concienzuda labor de planificación previa”.

Facundo Sánchez, senior sales specialist en SAP, destaca las bondades que supone disponer de un ERP.  “Un ERP, poniendo las cosas desde una perspectiva de resultado, debe ser la inversión que le permita a una compañía tener información fidedigna, en tiempo real y acorde a las necesidades del destinatario para una rápida toma de decisiones en el contexto líquido en el cual nos encontramos”, sentencia Facundo. Y añade:

“En la actualidad, las compañías están percibiendo la necesidad de contar con un ERP, debido a las dificultades que suponen las gestiones manuales. Errores de carga de datos, distracciones, pérdida de información, ausencia de trazabilidad, auditoría o trabajo remoto son algunos de los aspectos que un ERP puede solucionar fácilmente.

Además, existe la posibilidad de integrar uno o más ERP’s entre ellos o con otras soluciones. Los ERP’s cloud como SuccessFactors, CONCUR o Ariba tienen ciertas características que los hacen más atractivos como; por su facilidad de implantación, rapidez, personalización por parte de la compañía, flexibilidad de contratos, acceso móvil, facilidad de uso o actualización automática de normas legales.

Cuándo deberíamos implantar un ERP

Debido a la accesibilidad a la tecnología que tenemos en la actualidad, es cada vez más fácil disponer de un ERP, pero ¿cuándo es el momento adecuado?

Para Carlos Galindo, consultor IT especializado en Odoo ERP, a pesar de que muchos emprendedores se toman el tiempo de desarrollar un plan de negocios, la mayoría se olvida de planificar la operativa diaria.

“Gestionan la relación de sus clientes con sus móviles, correos y hojas de cálculo. Contratan el desarrollo de una página web, hacen sus facturas en procesadores de texto y llevan la contabilidad en hojas de cálculo y, si todo prospera correctamente, empiezan adoptar sistemas independientes que los ayuden a esta gestión”.

Esta operativa dispersa dificulta la futura tarea de implantación de un sistema de ERP, ya que existirá una gran cantidad de información segregada en diferentes sistemas.

Por eso, el experto recomienda contar con un sistema ERP desde la creación del negocio.

“La modularidad, escalabilidad y facilidad de uso, que ofrecen muchos ERP, permiten a las empresas operar eficientemente desde el primer día, implantando poco a poco los módulos que se vayan necesitando. Esto hace que toda la información esté integrada, evitando redundancias y mejorando el rendimiento; además de adoptar procesos probados, que ofrecen los ERP, sin necesidad de inventar nuevos.

Es trabajo adicional en el inicio de cualquier negocio, que permitirá aprovecharse de muchos beneficios como procesos probados, integración de información o eficiencia en la operativa”.

Características de los ERP

Los ERP se suelen confundir con otros softwares de gestión empresarial. Para evitar esto, hay que tener en cuenta las características que los diferencian de programas similares:

  • Base de datos centralizada: toda la información de la empresa está unificada y organizada para que cada miembro pueda acceder a ella según sus competencias.
  • Configuración personalizable: pueden adaptarse a los requisitos particulares de cada organización. Esta configuración suele estar a cargo del proveedor de servicios del ERP.
  • Escalabilidad: se ajustan a las dimensiones del negocio sin limitar su posible expansión, ya que pueden ampliarse y adecuarse según sea necesario.
  • Modularidad: ofrecen una gestión acorde a la naturaleza y los requerimientos de la empresa. Se pueden seleccionar los módulos o componentes del ERP como manufactura, contabilidad o envíos, según las actividades que realiza cada compañía.
  • Control y trazabilidad: permite poder hacer un seguimiento del producto pasando por todas sus fases, desde la recepción de la materia prima hasta que el producto llega al cliente. “De este modo, cuando se produce algún error en la producción, detectamos de forma inmediata en que punto se ha producido dicho error para poder solventarlo en el menor tiempo posible”, afirma Francisco González, consultor de ERP para pymes en Clavei.
  • Interconectividad: Permite la conexión y automatización casi inmediata de los procesos entre dos o más empresas y sus proveedores. Los ERPs se comunican a través de una API. Es especialmente útil para plataformas logísticas, contabilidad analítica y procesos de reservas, afirma el consultor Manuel Barcina.

Tipos de ERP

No todos los ERP funcionan igual ni están estructurados de la misma forma. Se pueden clasificar según distintos parámetros.

Ubicación

En la nube: se alojan en servidores en la nube y, por lo tanto, se puede acceder a ellos desde cualquier dispositivo autorizado que tenga acceso a internet.

Amazon es uno de los gigantes mundiales en servicios ERP «en la nube». De hecho, es su mayor fuente de ingresos. En los primeros puestos encontramos a Microsoft, Oracle, SAP, Google o IFS.

“Su gran ventaja reside en la propia seguridad física de los datos repartidos en más de un servidor. Requieren de un grado de seguridad extra ante amenazas de robo. Otra ventaja es su coste, ya que es adaptable a la necesidad de espacio del usuario. Pensemos en Uber, Cabify o Just Eat”, afirma Manuel Barcina, consultor en ExcelCo.

On-premise: el uso se limita a los equipos en los que se instala el ERP, ya que funcionan con servidores locales de la propia empresa.

“Tecnologías ya disponibles como la computación cuántica de IBM y otras de uso militar, unidas a una mayor velocidad de transmisión, están relegando a los servidores fijos a un segundo plano. Existen pequeñas y medianas empresas de servicios ERP en servidor propio. Su virtud radica en el control físico del acceso entre máquina y terminales. Es especialmente útil para entidades bancarias, gobiernos e instituciones; hospitales, farmacéuticas o ingenierías”, explica Manuel Barcina.

Código

ERPs de código abierto: se basan en un software libre y gratuito con acceso al código fuente. Es necesario contar con un equipo informático que haga la programación pertinente para adecuarlo a las necesidades de la empresa.

“El código abierto es artesanal, ajustable y adaptable. Es más sencillo de migrar entre plataformas y, si se escribe con calidad, es fácil de mejorar, mantener y depurar, aunque requiere más tiempo de consultoría previa”, indica Manuel Barcina.

ERPs de código privado: se obtienen a través de licencias de pago y no se tiene acceso al código fuente. Sus desarrolladores son los únicos que pueden modificarlo.

“El origen del ERP viene de los códigos cerrados. SAP fue una de las pioneras. Los ingenieros aeronáuticos y mecánicos alemanes buscaron estandarizar muchos procesos repetitivos en sus fábricas. Posteriormente, enlazaron esa automatización con la propia contabilidad. Actualmente, hay una gran oferta de paquetes «ERP». Al ser un código propio, es crítico elegir una empresa que pueda asegurar un soporte duradero en el tiempo”, apunta Manuel Barcina.

Tipo de solución 

Verticales: ofrecen funciones específicas para un determinado sector.

Horizontales: son más generales y pueden servir en cualquier tipo de negocio.

Ventajas de contar con un ERP

Tanto en una pyme como en una gran empresa un sistema ERP puede suponer grandes ventajas:

  • Integración de todo el proceso productivo: al administrar todos los aspectos implicados en el funcionamiento de la organización, es posible visualizar el proceso de forma global y detectar errores y puntos de mejora con facilidad.
  • Adopción de procesos probados, que ofrecen los ERPs, sin necesidad de inventar nuevos.
  • Automatización de procesos. Muchas tareas que debían hacerse manualmente pueden ser ejecutadas de forma automática mediante el ERP.
  • Generación de informes: se puede obtener documentación automática y periódica que brinda información valiosa para tomar decisiones más acertadas en todas las áreas.
  • Ahorro de tiempo y costes: llevando una gestión global, se tiene mayor eficiencia en los procesos, lo que se traduce en una mejor utilización del tiempo y los recursos.
  • Visión a largo plazo y mayor control: como experto en proyectos de supply chain, Jose Castillejo ha implantado numerosos ERP. “Estos permiten tener bajo control el stock y las materias primas, además de una previsión de ventas acorde a la realidad. Solo necesitaremos el histórico de ventas y el presupuesto del año en curso y el siguiente. Estos datos, junto con nuestra capacidad de producción y aprovisionamiento, nos permitirán calcular la duración del stock actual en base al histórico de ventas y al presupuesto. De este modo, podemos tomar decisiones de producción o compra. También podremos reducir el stock o la materia prima cuando lo consideremos oportuno; generar KPI sencillos como “días de stock” que compartiremos con nuestro equipo para un seguimiento de nuestra mejora continua. Esta información es muy interesante para el director general y las áreas de logística y financiera”.

Para Diego Villaseñor, consultor SAP Retail en Seidor, estas ventajas, generadas por la implementación de un ERP, permiten a las organizaciones disfrutar de otros beneficios como:

  • Toma de decisiones proactivas: Todos los integrantes de la compañía forman parte en la optimización del negocio.
  • Mayor productividad de los empleados: Las estrategias como cross-selling permiten que la gerencia pueda supervisar el trabajo de los empleados.
  • Crecimiento del negocio: Una ERP engloba tanto las líneas de negocios actuales como futuras, por lo que se adapta a cada entorno.
  • Reducción de riesgos y costes operativos:  Ofrece información para prevenir los problemas y ejecutar posibles planes de contingencia.
  • Inmediatez: Permite tomar decisiones en tiempo y forma.

Futuro de los ERP

La globalización, el auge de las TIC, la implantación del 5G, la nueva era centrada en aprovechar las nuevas tecnologías para atender los cambios de necesidades de los clientes e, incluso, la Covid-19, están generando modificaciones en los sistemas tradicionales de ERP, afirma Jordi Pascual, consultor interim manager en Vela Consultors.

Las principales novedades son:

  • El uso del ERP en la nube o en un sistema híbrido
  • Aplicación de la inteligencia artificial
  • Aprendizaje automático
  • Internet de las Cosas

Todo esto servirá para generar pronósticos, predecir recursos, procesos productivos y financieros y disponer de toda la información en tiempo real.

“Imagina por un momento que tu ERP llevara a lanzamientos de exitosos productos y servicios y que agilizara los procesos. Sería precisamente el resultado de la combinación de tecnología, información empresarial e inteligencia artificial. ¿Hasta dónde podrías llevar a tu organización?”, se pregunta Jordi.

Lo que debe tenerse en cuenta antes de adquirir un ERP

Si bien contar con un sistema ERP resulta sumamente beneficioso para cualquier negocio, hay ciertos puntos a tener en cuenta a la hora de incorporar esta herramienta.

En primer lugar, la adquisición del software puede suponer una importante inversión inicial, por lo que deben evaluarse las opciones disponibles para elegir la que mejor se adapte tanto a las necesidades de la empresa como al presupuesto. Asimismo, la mayoría de estos sistemas se consiguen a través de proveedores, que trabajan mediante licencia, por lo que la configuración y el mantenimiento sucesivo estará sujeto a un técnico especializado.

Por otro lado, es posible que el ERP tenga ciertos requerimientos de hardware y equipos específicos.También hay que considerar la formación del personal para asegurar que utilizan de forma apropiada todas las funcionalidades. Al final del día, parte del éxito de implementar un sistema de gestión de recursos empresariales depende de que los empleados sepan sacarle el máximo rendimiento.

En la actualidad, los ERP representan la columna vertebral de las empresas. Con ellos se logra unificar la información, controlar los procesos y tomar decisiones que les permitan ser más productivas y eficientes.

Mirian Antolín, project manager especializada en SAP, recomienda a las empresas que instalen un ERP tener precaución al personalizar la funcionalidad de la herramienta con desarrollo propio.

“Muchas empresas adquieren ERPs, pero no los exprimen. Una de las razones es el desconocimiento de sus prestaciones, pero existen compañías que subcontratan empresas que les implementan el ERP y que, para asegurar futuros ingresos, van modificando un alto porcentaje de su funcionalidad. Esto, que a corto plazo puede parecer una ventaja, puede convertirse en un problema a largo plazo.

ERPs como SAP tienen un grandísimo equipo de soporte y desarrolladores con los que se puede contar si el código estándar no se ha modificado. ¿Por qué perder este beneficio? Es cierto que en ocasiones un negocio puede necesitar un desarrollo específico, pero yo recomendaría precaución en los desarrollos y asegurarse que lo que queremos lograr no lo hace la versión estándar. Subir parches, realizar actualizaciones… afecta al código y, cuando se tienen desarrollos propios, estas ventajas se conviertan en desventajas”.

Por su parte, Rafael Puig-Durán, senior IT advisor, considera que cualquier empresa que desee seleccionar un ERP, debe tener en cuenta que es una decisión crucial que “no debe tomarse a la ligera, pues marcará el futuro de la operatividad de la compañía”, y sugiere escoger una empresa consultora de confianza para su implementación y posterior.

“Deben invertirse los recursos necesarios para analizar todas las funcionalidades, que la empresa está desarrollando, y las que en un futuro pueda necesitar. Se trata de alinear el futuro ERP con la estrategia de la empresa en el medio y largo plazo.

Para este análisis, es fundamental elegir al compañero adecuado, una empresa consultora con experiencia de años en diferentes aplicaciones de gestión. Debe ser de la máxima confianza para nosotros para que nos oriente de una forma imparcial y profesional. Es más importante tener un buen partner frente a elegir el ERP más caro o con más referencias.

La parte de hardware ya no es importante, pues con las plataformas que existen en la actualidad, montar los servidores virtualizados es más rápido y fácil de migrar.”

Tres desventajas de implementar un ERP

Eduardo Arellano, SAP, APO y OMP Business Analyst Test Manager en Johnson & Johnson, resume en tres breves puntos las posibles desventajas que debemos tener en cuenta si queremos implementar un ERP.

“Con tantos beneficios que tiene un ERP, es igualmente importante comprender las desventajas de este tipo de software para asegurarse si un ERP es el sistema más adecuado para su empresa”, indica Eduardo Arellano.

Veamos las tres posibles desventajas más comunes al implementar un ERP:

  • Coste del ERP: Dependiendo de cuánto pueda gastar su empresa, una desventaja de la ERP puede serio el precio. Con la mayoría de las soluciones de ERP, se aplican múltiples tarifas, lo que puede conducir a costes más altos.
  • No comprar un sistema personalizable: Es importante comprar una solución ERP que tenga todas las suites, módulos y aplicaciones que ayudarán a su empresa con sus actividades y procesos diarios.
  • Resistencia al cambio hacia el nuevo ERP: Puede tardar algún tiempo para que los empleados se acostumbren a un nuevo software ERP, lo que puede llevar a que no se utilice en toda su extensión. Otros integrantes de la plantilla también pueden tener dificultades para usar el software, lo que dificulta que el software ERP sirva realmente a todos los departamentos que conforman una empresa.

Si decides renunciar al proceso de formación o si tu proveedor de ERP no la ofrece, puede poner a la plantilla y la empresa en una posición vulnerable.

 

 

Fuentes: Emprendices  |  Dinero