El teletrabajo ha adquirido una relevancia especial debido a la pandemia mundial en la que vivimos inmersos a consecuencia de la Covid-19. El home work ha supuesto para algunas empresas todo un reto, pues han tenido que adaptarse a esta modalidad laboral para la que algunas no estaban lo suficientemente preparadas. Del mismo modo, para muchos empleados ha conllevado también una serie de cambios, ya que se han tenido que amoldar a todas sus singularidades.
Tras más de un año de situación pandémica, el teletrabajo se ha ido asentando y empresas y empleados han ido aprendiendo de manera conjunta. Ahora, el trabajo a distancia ya se controla mejor y se empiezan a vislumbrar algunas de las tendencias que irán configurando el teletrabajo de una forma más precisa.
¿Qué es lo que se irá viendo en los próximos meses?¿Cómo se plantea a partir del año 2021 el futuro del teletrabajo? ¿Qué tendencias marcarán el smart working? ¿Se impondrán los sistemas mixtos?
Evolución del teletrabajo
Salvador Rosselló, fundador de Strolabi, y asesor y mediador digital, realiza un repaso del teletrabajo a lo largo del tiempo.
“Hace más de veinte años apareció el teletrabajo, mediante la recepción por mail de tareas a realizar. El teletrabajador realizaba las tareas encomendadas, las reenviaba a su jefe, y esperaba a que este diese el visto bueno y le asignara otras. Muy engorroso por el tiempo de espera entre envíos. A esto, hoy en día, se le llama remote work y sigue siendo lento.
Según fue avanzando la tecnología, apareció el smart work. El teletrabajador se conectaba al DMZ de la empresa para recoger y dejar los trabajos realizados. Microsoft sacó ciertas versiones de sus programas, como Outlook, para ganar en instantaneidad, gracias a las tareas y a las agendas compartidas. Y Cisco, sus sistemas de videoconferencias en tiempo real, que permitían tener tele reuniones con interlocutores alejados. El inconveniente es que el smart work no tiene hora de fin de jornada laboral.
Con la llegada del cloud, han aparecido los escritorios virtuales y los servidores en la nube, por lo que los puestos de trabajo se han convertido en smart workplaces, fundamental para el tele work. La principal virtud de esta modalidad es que estás trabajando desde donde sea, pero como si estuvieses sentado en la mesa de trabajo de tu oficina, con tu horario de trabajo estipulado. La ventaja es que tienes todos los recursos, programas y documentos allí donde estés, y desde el dispositivo que quieras usar, PC o portátil, tablet en casa de un cliente o smartphone desde el tren. Y cuando termina tu jornada laboral, es muy posible que ya no puedas entrar en tu escritorio virtual, si así se ha pactado con la empresa”.
Incremento del soporte, herramientas y recursos
Las empresas han tenido tiempo de adaptarse a esta nueva circunstancia, de modo que ahora ya saben con exactitud qué recursos necesitan sus empleados para desempeñar su tarea desde casa. Esto repercute también en beneficio del trabajador, que a su vez está experimentando cómo la compañía le proporciona más herramientas y soporte que hace unos meses. Del mismo modo, la legislación se está adaptando a esta nueva circunstancia para que todo se desarrolle de forma correcta por ambas partes.
Todo esto ha favorecido el desarrollo de un software especializado, que ayuda a gestionar en remoto a los empleados. Se trata de programas que, por ejemplo, realizan el seguimiento de proyectos, efectúan un control de las horas de conexión o miden la productividad, entre otras opciones.
“El alto precio que pagamos por la libertad, la flexibilidad o la movilidad, que aportan el smart working, es caer en la fiebre de los indicadores. Un ejemplo son los indicadores de tiempo de conexión no representativos necesariamente de la productividad ni de la calidad del trabajo. Incluso algunos indicadores pueden motivar a que las personas se estresen en vez de motivarse.
En España, en particular, estamos acostumbrados a los horarios y a necesitar demostrar que estamos trabajando, y que se vea a los ojos de los demás.
Por eso, este tipo de cambios en la tecnología y en las rutinas requiere necesariamente un cambio previo de la cultura organizacional, del liderazgo y del bienestar”, afirma Vanina Lludgar, Chief Happiness Officer Digital.
Flexibilidad horaria y conciliación familiar
Una de las ventajas del teletrabajo es que el empleado puede sacar más partido a su jornada laboral, ya que, entre otras cosas, no tiene que invertir tiempo en trasladarse a la oficina. Así, puede organizarse mejor y ser productivo estructurando su horario de trabajo en función de sus prioridades profesionales y personales.
Cada empresa tendrá que evaluar si esta tendencia conviene de manera unánime a todos sus empleados. En algunos casos, el resultado no será el mismo porque las circunstancias personales varíen. Lo más probable es que en muchas organizaciones empresariales se tienda a la implantación de fórmulas mixtas, que permitan combinar las dos opciones: el trabajo en casa y en la oficina. “Una formula híbrida asegura que la persona desarrolle su sentimiento de pertenencia, sobre todo en el caso de nuevas incorporaciones”, afirma Vanina.
“Lo que, en principio, es una de las grandes ventajas del teletrabajo: la conciliación de la vida personal y familiar, es también uno de sus riesgos”, aclara Eva Trespalacios Mayo, psicóloga experta en soft skills, bienestar y neurociencia.
“El teletrabajo incrementa el riesgo del fenómeno blurring (difuso o borroso en inglés), que se refiere a las fronteras “desdibujadas” entre la vida laboral y personal producidas por el uso de la tecnología.
Antes de la pandemia, un 43% de los españoles estaba descontento con el equilibrio entre estas dos esferas de la vida. Los datos indican que ese descontento continúa y que la mayoría se siente en una cultura always on. De hecho, es llamativo el dato de que trabajamos dos horas más desde casa. En el tiempo de trabajo, realizamos gestiones personales y en la vida personal realizamos trabajo.
El error consiste en pensar en grandes categorías extremas, como un gran atracón de trabajo que invade la vida personal. La atención debe dirigirse a los microtiempos: esos momentos desperdigados, muy breves, en los que, como si tuviésemos una goma de borrar en la mano, borramos el límite vida laboral y personal. Por ejemplo, estamos viendo una película con nuestros hijos y, en el descanso, miramos un momento el correo de empresa “por si hay algo”, o ese “no apago todavía el ordenador por si acaso surge alguna cosa”. Estos microtiempos no pueden estar tan dispersos porque impiden la desconexión del trabajo y aumentan la fatiga. Al igual que planificamos el trabajo diario, tenemos también que planificar nuestra área personal (siguiendo la Ley 80/20 de Pareto: un 20% de nuestra vida personal nos proporciona la desconexión en un 80%).
En definitiva, el teletrabajo pone en evidencia que nuestro cerebro es muy bueno recordando, pero no planificando, y que necesitamos trabajar más en ese aspecto del descanso y la desconexión”, concluye Eva.
Perfiles más diversos e internacionales
Si seguimos hablando de los beneficios de la modalidad de trabajo en remoto, no podemos obviar el hecho de que las contrataciones de profesionales se pueden diversificar e internacionalizar más. Es decir, no es necesario contratar a personal que resida en el mismo lugar donde se ubique la sede de la empresa. Esto permite acceder a una gran variedad de perfiles y añadir talento a la compañía que de otra forma no sería posible.
En este sentido, Vanina LLudgar ha tenido experiencias relacionadas con la selección de personal en las dos versiones posibles. “Como consultora de selección de perfiles internacionales, mi cliente estaba dispuesto a contratar un especialista deslocalizado, pero, a la hora de la verdad, se quedó con un candidato local, que podía acudir a la oficina cuando lo necesitara. Como candidata, yo misma que me considero digital y, en ocasiones, he sentido la necesidad de trabajar en un modelo híbrido, que me permitiera estar con gente. Con esto, quiero poner de manifiesto que la adaptación a este nuevo modelo de trabajo deslocalizado se encuentra con resistencias, que implican un reto enorme de adaptación”.
El asentamiento de las reuniones virtuales y videoconferencias
El asentamiento de las reuniones virtuales y videoconferencias Precisamente, una de las cosas que nos ha permitido redescubrir el home work, son las videoconferencias, reuniones virtuales o encuentros digitales. Para mantener una reunión de trabajo no es necesario acudir a la oficina, basta con tener en casa un equipo con cámara y micrófono. Todas estas formas de comunicación se están perfeccionando y son cada vez más los eventos que se realizan por esta vía, de modo que será una tendencia que irá asentándose.
“Muchas empresas solicitan formación en astucias de cámara para hacer las videollamadas con mayor calidad. El fenómeno zoom fatigue me ha permitido trabajar con las personas temas como el cansancio intelectual, físico y la necesidad y derecho a la desconexión digital”, afirma Vanina.
El reto de la gestión de los equipos en remoto
Entre los retos a los que se enfrentan los empresarios a consecuencia del teletrabajo, destaca el de la gestión y motivación de equipos en remoto. La organización del trabajo se ha de desempeñar igualmente a través de un liderazgo eficaz y de la adquisición de los objetivos establecidos por la empresa. Se debe plantear una buena comunicación interna y llevar a cabo estrategias que estimulen y mejoren el rendimiento de los colaboradores.
Para ello, es fundamental que el empleado se sienta acompañado en todo momento y que no perciba ese aislamiento que puede ocasionar el hecho de trabajar en casa. Es decir, debe sentirse con la seguridad de tener siempre un soporte y la comunicación ha de ser fluida a través de los canales destinados para ello: teléfono móvil, correo electrónico, videollamada, plataformas digitales… Del mismo modo, es bueno que siempre se dispongan de alternativas si las nuevas tecnologías fallan.
Para Vanina, “un líder de un equipo remoto debería poder elegir de manera estratégica a los miembros modélicos para teletrabajar. Es una cuestión de confianza y madurez que el manager debe ya haber determinado, ya que no todo el mundo necesita el mismo tipo de gestión. Además, los líderes deben tener una clara orientación a la resolución de problemas. Los empleados adoran a sus managers cuando estos son capaces de solucionar lo que no les deja avanzar. El líder, por lo tanto, debe ser radar de necesidades y estar más disponible que nunca”.
José María Villarmea, consultor y formador en productividad personal, “este es el gran momento para potenciar los equipos autoorganizados. Ahora más que nunca y rompiendo la barrera física, los managers y directivos tienen una oportunidad de oro para que cada persona del equipo sea un líder, que no sean simples ejecutores y podamos sacar todo el talento de las personas. Para esto, tres ingredientes mágicos: confianza en las personas, transparencia, enfoque en resultados y espacios de trabajo compartidos. ¿En serio que lo importante es saber cuántas horas ha trabajado una persona o por dónde ha navegado? Confía y enfócate en resultados”.
José María propone además adaptar las reuniones a un formato más ágil y tener claras unas políticas de comunicación y colaboración (qué, cómo y por dónde).
Nueva cultura, nuevos valores, nuevas competencias
“La capacidad de la organización de mantener su propia cohesión e identidad a pesar de la distancia será fundamental para mantener el alineamiento y el compromiso”, sentencia Juan Valera Mariscal.
“Modelos de dirección, centrados en el control, deberán basarse en la confianza. Pasaremos de jefes, que dan instrucciones, a líderes que desarrollan personas y promueven la autonomía. De la vigilancia visual, a la monitorización de indicadores clave de los proyectos. El rol de liderazgo debe ser el de un impulsor de proyectos con visión y capacidad transformacional.
Todo esto implicará el refuerzo de las competencias personales e interpersonales. Las capacidades blandas (soft skills) se vuelven sólidas: liderazgo, creatividad, inteligencia emocional, trabajo en equipo serán esenciales. La cohesión de la empresa dependerá de la capacidad de transmitir una identidad basada en valores, visión y cultura».
Hacia un modelo híbrido de teletrabajo
“Aunque es sabido que empresas como Twitter, Facebook, Microsoft o Google apuestan por modelos flexibles de teletrabajo, esta tendencia ya no ocurre solamente en el sector tecnológico. En los últimos meses hemos visto empresas como Ford, Citigroup o General Electric adoptar o reafirmar sus modelos híbridos de trabajo. Estos modelos, que combinan una oficina física con teletrabajo parcial, favorecen la motivación y satisfacción de la plantilla, reducen emisiones y tiempo de transporte, rebajan costes de oficina y suministros, y, si se implementan correctamente, pueden aumentar la productividad”, detalla Ricard Tapias, cofundador y CEO de DeWocracy.
Ricard asegura que, durante la pandemia, “muchas empresas han comprobado que teletrabajar uno o más días por semana funciona. Además, muchos negocios en crecimiento han aumentado su plantilla sin aumentar (o incluso reduciendo) el tamaño de sus oficinas. Esto ha propiciado la adopción de modelos híbridos de forma permanente, algo que la plantilla asume ya como normal. Las compañías que no lo ofrezcan a sus trabajadores van a estar en desventaja frente a sus competidores que tendrán más capacidad para atraer talento. Ricard considera necesario implantar herramientas de gestión del teletrabajo como DeWocracy, que permite resolver los problemas logísticos de un modelo de trabajo híbrido, asegurarnos como empresa de que sabemos quién y cuándo va a teletrabajar, y recoger datos esenciales respecto a la ocupación de la oficina, el coste de la estrategia y las preferencias de los empleados”.
Con las nuevas formas de trabajo, surgen nuevas compañías para dar respuesta a estos modelos híbridos. Una de estas es Psquared, cuyo co-Ceo, Nicolás Araujo, detalla cómo su empresa, capta activos inmobiliarios estratégicos para transformarlos en espacio de trabajo híbridos, flexibles, centrados en el talento y sustentables. “Es un hecho que la covid adelantó lo que se esperaba que sucediera en dinámicas de uso y diseño de espacios, conviertiendo las oficinas en espacios más flexibles. En nuestro caso, colocamos al talento en el centro de la escena y, desde allí, construimos los espacios.
Ahora nos preparamos para el regreso a las oficinas en el 2022. Las personas volverán a trabajar, el mercado explotará, ya no será como antes. Lo híbrido, el hosteling, los espacios flexibles son estructuras de diseño que llegaron para quedarse. Los espacios de trabajo deben entrarse en las personas. Las oficinas funcionarán como unhogar en el que apetece quedarse”, concluye Nicolás.
El gran olvidado en el teletrabajo, la ciberseguridad
¿Quién me va a atacar a mí, si yo no soy nadie?
“La ciberseguridad sigue siendo una de las asignaturas pendientes, prueba de esto es que el 43% de los ciberataques detectados por INCIBE son dirigidos a pymes”., nos explica Laura Martínez, asesora en transformación digital en Esferize.
“Por ello, contar con la tecnología de ciberseguridad adecuada, concienciar y formar al empleado en esta materia, es fundamental. El teletrabajo, aun siendo un gran aliado, aumenta considerablemente la exposición de los activos de la empresa y el riesgo de sufrir un ciberataque. Es importante que los empresarios sean conscientes de que, invertir en ciberseguridad hoy, supone poder seguir trabajando mañana”, advierte la experta.
Conclusiones: el teletrabajo se irá adaptando según las necesidades de cada organización
A medida que pase el tiempo se irá viendo qué fórmulas son las más efectivas. Evidentemente, cada empresa posee unas características y singularidades propias, que facilitarán la implementación de modelos donde el smart working sea predominante, y otras en las que funcionarán mejor los métodos mixtos.
Fuentes: Workmeter l Marketingdirecto l Ricoh.es l El teletrabajo en la era Covid (IEEE) l Factorialhr
