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Ventajas de la gestión documental

Por 14 julio, 2022No Comments

La gestión documental está adquiriendo cada vez más relevancia en el ámbito empresarial.

Un estudio de OpenKm determina que cada empleado dedica 67 minutos diarios a la buscar información, lo que  supone un 36% de su  jornada laboral. Además, según Aberdeen Group, la impantación de un sistema de gestión documental en la empresa genera un 30% menos de errores y reduce un 10% el gasto operacional.

Las principales razones para que las organizaciones implanten un proceso de gestión documental adecuado tienen que ver con la reducción de costes y la mejora de la productividad.

Importancia de la digitalización de la gestión documental

Según la normativa ISO 15489 la gestión documental consiste “en controlar de un modo eficiente y sistemático la creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos”. Esta promueve una serie de mejores prácticas en gestión documental para ayudar a las compañías a crear, administrar y almacenar la información, los registros o los documentos. Uno de los objetivos de esta normativa es ayudar a las empresas a reconocer la importancia de su información comercial.

“La progresiva informatización de todo tipo de actividades, el incremento de las bases de datos y la gestión de la información en formato electrónico han generado la convivencia de dos sistemas: el analógico y el digital”, indica Lluis Remon, especialista en gestión documental y transformación digital.

Remon añade que “el sistema digital nos abre las puertas a realizar procesos habituales de forma más rápida, incluso automática, y nos permite contar con una trazabilidad. Por eso, poco a poco las empresas han ido convergiendo ambos sistemas para optimizar sus recursos humanos y materiales.

Tras la pandemia, se han acelerado los planes de digitalización de las empresas. Las que trabajaban en formato electrónico pudieron compartir y comunicarse, pero las que no habían comenzado su transformación digital corroboraron lo difícil, lento y casi imposible que era mover sus procesos”.

“Para explicar la importancia de la digitalización documental debemos abrir este concepto de manera amplia. Por un lado, estamos digitalizando cuando dejamos de enviar a nuestros clientes documentación en papel y pasamos a las comunicaciones digitales. Por otro lado, tenemos la necesidad de almacenar de manera digital toda aquella documentación que generamos y recibimos dentro de las organizaciones, y cuyo origen es digital o papel. Este almacenamiento ha de ser dentro de un sistema de gestión documental, que no solo nos permita buscar y recuperar todos aquellos documentos que necesitamos, sino también incorporar a nuestros procesos de negocio esta documentación.

Una vez digitalizada toda la documentación y sus procesos, sus principales ventajas son la inmediatez de acceso, la securización, control y gestión de la documentación de una organización, lo que se traduce en ahorros directos”, indica Carlos García, responsable de TI de Emisión y Gestión Documental en Santalucía Seguros.

Por su parte, Sandra Álvarez, doc controller en TSK, considera que “la digitalización es fundamental en un contexto laboral, que tiende a la deslocalización, y que exige cada vez más inmediatez. Además, su implantación va en línea con el cumplimiento de los objetivos recogidos en la agenda 2030.

Sandra añade las cualidades de un profesional que gestiona la documentación empresarial. “Debe ser una persona organizada, resolutiva, con habilidad para las relaciones personales y con vocación de servicio, ya que su función principal es dar soporte; un buen manejo de las TIC y de diferentes idiomas (el inglés es imprescindible hoy en día) son las herramientas que facilitarán el desarrollo del trabajo diario”.

Fases de implantación de la gestión documental digital

“Gestionar documentos es entender la necesidad de cada cliente en su ámbito de actuación cumpliendo con las normativas vigentes de cada sector. La gestión documental supone un proceso muy amplio en el que cada fase dependerá del proyecto, del avance y del presupuesto”, indica la consultora de gestión documental Natália Rodrigues, quien divide en tres fases la metodología de la gestión documental: el análisis documental, la definición y la implantación de la herramienta que mejor se adecúe a cada necesidad.

  • Análisis documental: se obtiene información de los documentos generados y recibidos
  • Definición: se apoya en dos patas: una es la que dará soporte a la implantación de la herramienta (que es una de las más importantes, donde hay que trabajar de la mano del área de IT) y otra servirá para dar soporte o se crea una nueva forma de trabajo, tratando de disponer de la información de forma rápida y segura
  • Implementación: de la herramienta y pruebas necesarias según los requerimientos de la fase anterior

Para lograr el éxito en la implantación de un sistema de gestión documental, es necesario estar alineados con las necesidades de los usuarios,y proporcionarles el soporte necesario durante la fase de adaptación.

Ada Colomer, consultora y formadora de gestión documental, comenta la necesidad de “hacer hincapié, inicialmente, en la situación y en el análisis estratégico de la cultura informativa y documental del negocio.

La información y la gestión documental tiene una mirada estratégica en los tres tipos de información existentes: la interna, producida como evidencia de su actividad.; La externa, basada en su entorno y necesaria para la toma de decisiones; y, por último, la de difusión, aquella que hace pública la actividad del negocio, desde la website a las RRSS.

Toda esta información debe marcar la estrategia y estar bien definida antes de empezar cualquier acción de digitalización. Después, se podrán marcar las siguientes mejoras y acciones hacia la tecnología y automatización. De este modo, evitaremos que la digitalización sea un deseo, se haga a medias o duplique procesos.”

Gestión documental¿Qué es un DMS?¿ Y un ECM?

 Un DMS (Document Management System) es un sistema de gestión documental,que permite admnistrar y gestionar documentos de forma elctrónica. La diferencia con un ECM es que este último engloba estrategias, procedimientos y métodos de trabajo para gestionar la información empresarial; va más allá que la  simple gestión documental o el archivo.

“Este sistema debe tener los módulos correspondientes para el archivo, la gestión de los metadatos (normalmente almacenados en una base de datos), la gestión de la seguridad (por roles, usuarios o a nivel de documentos), auditoría (qué, quién, o cuándo se accede a cada documento), ciclo de vida (caducidad del documento o cambios en cuanto al acceso o incluso  el nivel de almacenamiento)”, explica Carlos García.

Para el consultor especializado en gestión documental Jaume Martí “cada día son más las empresas que para ser más competitivad tienen que hacer cambios en su manera de gestionar la documentación. Seguir manipulando papel o revisar y guardar las facturas en formato PDF en una estructura de carpetas conlleva una sobrecarga de trabajo y muchos costes ocultos, como la pérdida de documentos, su posterior recuperación, o el acceso y la seguridad de estos. Un buen gestor documental nos nos aportará mayor agilidad de gestión, un aumento de la productividad y un acceso más rápido y fácil a nuestros documentos, tenerlos siempre disponibles en cualquier momento y lugar, compartir información y garantizar la durabilidad y seguridad de nuestro archivo”.

Los conceptos On-premise, cloud o híbrido

On-premise y cloud son conceptos referidos a la infraestructura IT empleada por la empresa para su gestión documental.

 En el caso de que se ubique en los propios servidores de la empresa sería on-premise y exige una inversión inicial para contar con una la infraestructura adecuada para el despliegue de las herramientas.

Por el contrario, la gestión documental en la nube (Cloud Document Management) es un sistema de gestión documental en el que los documentos están en la nube y accedemos a ellos con una conexón a Internet desde cualquier dispositivo.

En el caso de on-premise, la propia empresa debe hacerse cargo de la aplicación y del mantenimiento y la capacidad de almacenamiento depende de la capacidad del servidor. Suele haber un pago anual por actualizaciones del software y la empresa tiene el control de sus servidores.

En el caso del cloud, suele ser fácilmente escalable y es el proveedor al que se le atribuye el tratamiento y recuperación de la información. Para Carlos García “nube no es solo almacenamiento en la web, sino es mucho más. Existen sistemas híbridos, en los que el ECM junto con la bbdd está on-premise y los documentos están en la nube. La escalabilidad en cuanto a capacidad de proceso o almacenamiento es más ágil en los sistemas desplegados en la nube, pero un sistema desplegado on-premise y disponibilizado en la red es igual de accesible”. 

Funcionalidades y características de un buen gestor documental

Para Jaume, existen diferentes soluciones en el mercado que pueden ayudarnos a la gestión documental. Entre las funcionalidades principales, que tienen en común estos programas, están:

  • La captura de documentos a través de escaneo u otros sistemas avanzados como correo electrónico o dispositivos móviles
  • La lectura de códigos de barras o QR
  • La importación, impresión o indexación de los mismos
  • Una clasificación e indexación automáticas mediante IA
  • El acceso de usuario y administrador desde cualquier navegador web o aplicación móvil
  • Un motor de búsqueda con palabras clave o metadatos
  • Integraciones con el CRM, ERP u otras aplicaciones

Por su parte, María Lamas, senior document controller en TSK, considera que “ un buen programa de gestión documental permite tener la documentación actualizada y asegura su trazabilidad en tiempo real. Además, permite realizar comentarios o sugerir cambios en un equipo de trabajo de forma simultánea. Además de lo anterior, la especilista destaca que “estos programas deben proteger la información y configrurarse según cada usuario que tenga acceso a ella.

Su interfaz debe ser intuitiva y debe permitir seleccionar los datos sin necesidad de entrar en el perfil de cada documento, mantener los metadatos actualizados, contar con versiones para cada tipo de archivo o  enviar notificaciones cuando se actualize la información . Coincide con Jaime en la importancia del motor de búsqueda, con posibilidad de hacer búsquedas avanzadas, booleanas, etc.

Debe permitir la descarga de informes configurables,y ser compatible con sistemas operativos actuales, además de actuar como repositorio”.

Sandra Álvarez destaca la importancia de que “pueda adaptarse al uso que vaya a darse por parte de la compañía, pudiendo integrarse con otros sistemas”.

IA y Big Data aplicada a la gestión documental

Las empresas que gestionan una gran cantidad información están progresivamente abandonando el papel. Carlos García atribuye los casos más volumétricos no tanto “a la información que reside en el papel, sino al valor probatorio del documento en sí”. Y pone como ejemplo el volumen de documentos en papel (facturas, albaranes, justificantes de entrega, etc.) de las empresas logísticas.

“Cuando se piensa en transformación digital asociada a la gestión de documentos, se suele relacionar con la denominada “oficina sin papeles”, es decir, con la sustitución del documento en soporte papel por uno de electrónico mediante un escaneo.

No obstante, en la era del Big Data y de la IA,  la verdadera transformación digital es el paso del documento al dato, es decir, la extracción inteligente de la información más importante contenida en los documentos para que, procesada y transformada en datos estructurados, pueda ser accesible y explotada, ya sea como datos reales y de calidad para mejorar la toma de decisiones por parte de los mandos directivos, ya sea como información de valor para un óptimo desarrollo de los procesos de negocio”, afirma Esperança Piquer, consultora de gestión documental y archivos, que añade como “la captura automatizada de la información y su procesamiento inteligente, basado en machine learning es, sin duda, la gran transformación digital en la gestión documental”.

Para Pascual Sendra, especialista en desarrollo de negocio, automatización de procesos y gestión documental, “la información convertida en datos aporta valor para la toma de decisiones en el entorno empresarial. Es un elemento clave en la inteligencia de negocio. La mitad de las empresas ya consideran el big data como una oportunidad.

 A través de la analítica activa de la información almacenada, incluso en tiempo real, se pueden descubrir nuevos conocimientos y predecir comportamientos futuros.

Tecnologías de IA, como el machine learning, ayudan a gestionar eficazmente grandes cantidades de datos. Agilizan y optimizan los procesos de obtención de información. Permiten la captura y extracción automática de la misma, así como su lectura, comprensión e interpretación a través del procesamiento de lenguaje natural (PNL).

Dichas tecnologías se pueden complementar con modelos cognitivos, servicios que ponen a nuestra disposición los grandes proveedores de cloud (AWS, Google, Microsoft). Modelos entrenados y con alta efectividad en la extracción de información y que se integran con los sistemas de gestión y herramientas de analítica de datos”.

La documentlista audiovisual Elena Martínez hace referencia a la optimización de datos tras un proceso de digitalización. “El análisis detallado de los datos, ya sean escritos, visuales o sonoros, ofrecen una interpretación que aporta valor diferencial”.

Como ejemplo, expone el caso de la documentación audiovisual, en el que “las bases de datos relacionales se ven apoyadas metodológicamente por programas de inteligencia artificial tales como reconocimiento de voz, transcripción de audio y metadata enriquecida para industrializar la producción. En el mundo audiovisual la digitalización de un archivo es especialmente importante dado que la imagen es el primer elemento de la noticia. Esta documentación encierra el valor patrimonial de una compañía, abarata costes de producción, la enriquece exponencialmente e influye de manera determinante en la calidad del producto”.

El ROI de la gestión documental electrónica

Según el información proporcionada por un informe de The Association for Intelligent Information Management (AIIM) publicado en 2015, “los datos agregados muestran una mejora del ROI tras la implantación de la gestión documental electrónica”, afirma Natália. Los datos son evidentes:

  • Eficiencia: Incremento del 25% a través del acceso remoto, concurrente, fehaciente e inmediato a la información
  • Espacio: Reducción de un 41% de espacio en depósitos físicos y servidores
  • Servidores: Reducción entre un 30% y un 50% de volumen en servidores de correo electrónico
  • Costes: Erradicación de los costes asociados a la custodia y gestión del espacio; reducción en mantenimiento de sistemas
  • Búsqueda: Reducción de un 75% en el tiempo dedicado a la búsqueda de información electrónica
  • Productividad: La automatización de los procesos aumenta hasta un 60% la eficiencia del negocio
  • Retorno: El 42% de la inversión a los 12 meses
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