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Claves para trabajar bajo presión

Por 5 septiembre, 2019 Sin comentarios

Saber trabajar bajo presión es una de las habilidades más demandadas por las empresas. Más allá que títulos, grados y doctorados, las compañías buscan personalidades que les garanticen que sus empleados sabrán responder al estrés habitual en determinados puestos, gestionar su tiempo, priorizar tareas y, en definitiva, ofrecer el máximo rendimiento en cualquier circunstancia.

Cuando una persona no sabe trabajar bajo presión, las circunstancias adversas habituales en el puesto de trabajo pueden generar una serie de desequilibrios y problemas asociados al estrés laboral. Estos desequilibrios se manifiestan, tanto a nivel físico como psíquico, y puede suponer la bajada del rendimiento empresarial, especialmente en entornos exigentes y dinámicos.

trabajar bajo presión

Lucas Burgueño, fundador de Cemyc, equipo de psicólogos especialistas en gestión de estrés personal y laboral, considera que “no saber gestionar el estrés laboral puede llevarte a caer en alguna de las 4Cs: comer/beber, crear/trabajar, comprar/consumir en un patrón compulsivo.  Alivian a corto plazo, pero son trampas costosas a medio y largo plazo. Si el profesional no tiene técnicas, científicamente validadas para gestionar su estrés laboral, acabará en alguna trampa de las 4Cs o en cuadros de ansiedad o depresión. La gestión del estrés laboral es una habilidad fundamental si quieres mantener el rumbo de tu barco en el tiempo. Con el sistema de entrenamiento adecuado, reduces tu ansiedad mientras ganas productividad profesional y disfrute personal”.

Eduardo Lázaro, psicólogo-coach en el Centro PSICO de Madrid, señala la importancia que tiene salir de una visión exclusivamente negativa del estrés.

“Muchas tareas exigentes y bien remuneradas requieren trabajar bajo presión. Tomar decisiones importantes, conseguir retos difíciles y resolver conflictos, conlleva cierta tensión que debemos entender como necesaria y facilitadora. Si conseguimos quedarnos con la parte de excitación adecuada, sin dejar que el miedo a equivocarnos o a no cumplir los plazos se apodere de nuestra capacidad de razonamiento, podemos manejar la situación con éxito”.

Lázaro propone el método de la reestructuración cognitiva. Este analiza nuestros esquemas mentales sobre los problemas a resolver para detectar las distorsiones que encierran y actuar para cambiarlas por pensamientos más adaptados a la situación. “Es como aplicar el método científico a nuestra forma de pensar para no dejarnos llevar por nuestros miedos e inseguridades”.

La psicóloga de empresa y experta en desarrollo del talento y mejora de rendimiento Cándida Bueno define el estrés como una “respuesta individual, física y psíquica de supervivencia”.  Y añade: “No podemos vivir sin estrés. Estaríamos muertos. El estrés nos protege de amenazas y nos ayuda a superar retos y dificultades.

Por ello, el buen rendimiento en el trabajo necesita de dosis adecuadas de estrés. El problema surge cuando la respuesta es continuada en el tiempo y el cortisol (hormona del estrés) acaba desgastando el cuerpo y la mente. Necesitamos cargar baterías y producir antídotos de serotonina y dopamina, hormonas de la felicidad. Tranquilidad y serenidad”.

Cándida propone algunas herramientas, como biofeedback, Mindfulness, hábitos de alimentación, deporte y sueño, que permitan utilizar el estrés a nuestro favor para mejorar nuestro bienestar.

Por su parte, Carmen Castro, coach experta en gestión del estrés y Mindfulness para la salud, coincide con sus compañeros en que “venimos preparados genéticamente para generar y soportar el estrés, siempre que sea adecuado a las circunstancias. Cuando se convierte en constante o desmesurado, nos anula. Si nos entrenamos para gestionarlo adecuadamente puede ser nuestro gran aliado, porque cuando el mecanismo se pone en marcha, en tu cuerpo y en tu mente, fisiológicamente se producen cambios que te hacen más potente y eficaz.”

La coach y experta en RR.HH Cristina Luquiño considera que la presión y el estrés se sobrellevan mucho mejor cuando se nos valora y destaca la importancia de RRHH para generar un buen ambiente laboral: “El trabajador es una persona a la que hemos de conocer, tener un trato cercano con él, que no se sienta explotado en ningún momento”.

Cristina Luquiño propone algunas recomendaciones para evitar el estrés: contar con líderes cercanos, sin miedo a recibir consejos; trabajar en equipo para apoyarte en él en momentos de estrés; disponer de lugar físico acogedor; realizar descansos, cada dos horas, para tomar un café, mirar el móvil u otras actividades que nos ayuden a desconectar; organizar el trabajo el día anterior, alternando las tareas, y dejando las más difíciles para el momento en el que estemos más operativos; implantar medidas de conciliación familiar; tener, al menos, un día a la semana de teletrabajo; y , por último, establecer beneficios sociales.

Patricia Palomar Recio de Coaching con Alma, coach y Master PNL experta en productividad personal y gestión del estrés, considera clave el autoconocimiento para ser productivos, incluso bajo presión: “una de las principales fuentes de estrés es no ser consciente de nuestros frenos internos. Tendemos a poner el foco en lo externo (mi compañero siempre envía los informes tarde, mi jefe me hace la vida imposible, hay mucha carga de trabajo, etc.).

Es esencial tomar conciencia de cómo estamos programados para entender por qué reaccionamos como reaccionamos ante determinadas situaciones. Todo se resume en que no hay calma exterior sin calma interior. Es decir, empeñarse en poner orden fuera (con los compañeros, con la planificación y programación, etc.) de nada sirve si no tenemos una correcta autorregulación emocional. Es un camino más largo, pero sostenible y duradero, y dista de soluciones exprés a las que estamos acostumbrados.”

A continuación, desarrollamos algunas claves para saber trabajar bajo presión:

Asumir un número de tareas realista

Una persona no puede trabajar hasta la extenuación si quiere dar buenos resultados. A la hora de aceptar responsabilidades, es importante negociar para asumir únicamente las que nos permitan realizar adecuadamente nuestro trabajo. Ser realista con los objetivos y los plazos marcados es una buena forma de evitar el estrés o incumplir los plazos repetidamente. Nuestros superiores, subordinados, proveedores y clientes nos agradecerán plazos que realmente se cumplan, evitando el famoso plazo en muchas empresas de “para ayer” cuando entra un nuevo encargo. Un plazo real hará que los trabajadores se empleen más a fondo y consigan los resultados esperados.

Asignar tiempo a cada tarea diaria

Antes de comenzar a trabajar, organiza el tiempo que le va a exigir cada tarea que tiene pendiente. Realiza un horario en el que todas las tareas estén incluidas teniendo en cuenta la dificultad de las mismas y las posibles complicaciones que puedan surgir. Así, podrás tener en cuenta cuánto tiempo tienes para cada una y delegar en caso de que sea posible. Igualmente, te permitirá ofrecer una idea clara de lo que te tomará cumplir con las expectativas de calidad para tu trabajo de dicho día. Es importante ser realista con esta asignación para poder trabajar con mayor tranquilidad, aunque haya una carga grande de trabajo.

Afinar tus estrategias para mejorar el rendimiento

No todos los días se tarda lo mismo en realizar una misma tarea. Sin embargo, aunque por circunstancias concretas podemos tardar más, lo habitual es ir mejorando nuestro rendimiento según aumentamos el número de veces que realizamos dicha cada tarea. Conforme se va realizando, se va descubriendo trucos o fórmulas que permiten sacar el mismo trabajo en menos tiempo. La experiencia consiste en asimilar nuevas rutinas para ir mejorando los resultados. Así, estaremos preparados cuando la carga de trabajo aumente.

Enfocarse en cada tarea y evitar interrupciones

Un problema habitual para mucha gente que comienza a seguir este tipo de estrategias es mirar continuamente el reloj para ver si se están cumpliendo los objetivos marcados. En definitiva, perderemos el tiempo mirando el calendario y eso afectará a nuestra productividad. Una vez que hayas realizado el horario, no hace falta que lo mires cada segundo, céntrate en hacer las tareas por orden.

Marian Lafoz, coach experta en autoestima y gestión de estrés, define estas interrupciones como ladrones del tiempo: redes sociales, email, llamadas… debemos aprender a gestionarlos: “No es efectivo estar constantemente mirando el correo mientras hacemos otras tareas, ya que baja nuestra atención y productividad. La clave es determinar intervalos de tiempo para chequearlo y contestar”.

Si tu trabajo inicial ha sido correcto, lo harás en el tiempo que pensabas. De lo contrario, siempre puedes ajustarlo al día siguiente.

Crear un cronograma personal independiente

Más allá del horario de tareas del equipo de trabajo, funciona muy bien contar con un cronograma u horario personal con todo el trabajo pendiente y la fecha en la que creemos que estará acabado. Tras hacer cada tarea, márcala como finalizada y pasa a la siguiente. Mejorar los tiempos puede servir de motivación para lograr hacer el trabajo más rápido. Intenta siempre, eso sí, que los plazos sean realistas para no generar una mayor frustración. En este cronograma también se puede incluir capacitaciones o tiempo de investigación para mejorar las habilidades personales en el campo profesional al que nos dediquemos.

Establecer siempre una fecha límite

No importa que no sea una tarea prioritaria. Todas nuestras obligaciones, proyectos y tareas deben contar con una fecha límite, que incluiremos en el calendario, y que tendremos en cuenta a la hora de elaborar nuestro cronograma personal. Esta fecha será la que determine el ritmo de trabajo y permitirá que entregues todo tu trabajo a tiempo, incluso esas tareas que, por no ser cruciales, se van dejando y finalmente nadie las realiza. Al final, todo el trabajo es importante para lograr los objetivos de la empresa.

Empezar con las tareas más complicadas

Pon primero en tu cronograma las tareas más difíciles o pesadas. Al principio del día estamos más frescos y somos capaces de lograr un mejor rendimiento. Generalmente, en la primera hora se tiene una mayor perspicacia y energía para hacer frente a niveles de complejidad elevados. Tras terminar con las tareas, que suponen un mayor desafío, puedes aligerar con esas otras obligaciones que requieren una menor concentración o compromiso. En caso de que seas una persona que está más fresca a una hora diferente, reserva esas tareas difíciles para esa hora.

Marian Lafoz apunta a una gestión eficaz del tiempo para hacer frente a la presión y estrés laboral. Para ello, propone la aplicación de la Matriz de Eisenhower, en la cual se clasifica las tareas bajo dos premisas: urgencia e importancia.

  • Las tareas urgentes e importantes: hacerlas de inmediato
  • Las tareas importantes y no urgentes. Las realizaremos a posteriori y, si no es posible en el mismo día, les ponemos una fecha lo más próxima posible antes de que se vuelvan urgentes
  • Las tareas urgentes y no importantes: en tercer lugar y, si es posible, delegar
  • Las tareas no urgentes ni importantes: Delegar si es posible y si no, para el final

Sumar victorias rápidas

Intercalar tareas que te vaya a suponer mucho tiempo con otras más rápidas puede ayudarte a tener la sensación de trabajar más rápido. Ir tachando tareas cumplidas supone un aporte de confianza y permite una mayor sensación de realización. Si lo que haces te parece difícil, puedes hacer algunas pequeñas tareas primero para tener la sensación de que ya has hecho mucho y que te sea más sencillo hacer frente al mayor desafío del día.

Descansar, desconectar y pedir ayuda cuando sea necesario

Una de las claves para evitar el estrés laboral es aprender a desconectar del trabajo cuando salimos de la oficina. Igualmente es importante tomar pequeños descansos. Aunque pueda parecer que estamos perdiendo el tiempo, una pequeña pausa permite a nuestro cerebro desconectar y retomar las nuevas tareas con más fuerza, como han confirmado numerosos estudios a lo largo de los últimos años.

Lafoz propone la técnica de Pomodoro: “La concentración suele bajar a los 25 minutos, aproximadamente, con lo cual es recomendable hacer 5 minutos de descanso (ir a buscar un vaso de agua, hacer pequeños estiramientos, relajar la vista…) para así cargar las pilas y rendir más la siguiente media hora”.

Patricia Nabhen es stress coach y autora de la obra Meditación Urbana, centrada en el poder de la distracción plena, una alternativa frente al Mindfulness. Patricia considera que “aunque una pausa puede durar instantes, no es tarea fácil desconectar inmersos en la rutina laboral, ya que no encontramos la manera de suspender la actividad que nos mantiene atrapados y en velocidad.

Sin embargo, si en vez de una pausa, nos proponemos un recreo, nuestra disposición cambiará. Interrumpir la propia dinámica en cualquier momento, simplemente para distraernos, nos sitúa rápidamente en el descanso, mientras disminuye el estrés acumulado. Cuanto más simple y ameno sea lo que realicemos en ese reducido tiempo, más efectivo será. Si bien existen diversas prácticas de respiración o mentales para recuperarnos, no siempre se logran llevar a cabo. No obstante jugar resulta atractivo y espontáneo, provocando reponernos casi de forma inmediata, retomando la rutina con una sensación de realmente haber aflojado la tensión inicial y con una renovada actitud frente a lo que antes parecía desgastar nuestra energía, agobiarnos incluso bloquearnos”.

Igualmente, si la tarea que tenemos ante nosotros nos parece ingente o estamos atascados, pedir ayuda es la decisión más inteligente que podemos tomar. Muchas veces, solo hace falta una nueva perspectiva para encontrar una solución ante un problema que no se ve. Además, compartir una preocupación, ayuda a reducir el estrés que supone la misma.

Laura Quiun, comunicadora social y coach ejecutiva, con un doctorado en psicología, en el que analizó la forma como se hace frente al acoso laboral, que le ha permitido conocer los aspectos que están detrás de nuestras respuestas al estrés, concretamente a un riesgo psicosocial de esta magnitud. Laura considera que para la gestión del estrés “el desarrollo de actividades de ocio resulta beneficioso, dado que permite tomar distancia y, con ello, identificar otros recursos para hacer frente a aquello que nos supera. Recuerda la importancia de tener presente la distinción entre exigencia y excelencia, señalando, que el autocuidado en estas situaciones resulta fundamental, como el cuidado del sueño, la alimentación y el desarrollo de actividad física. También recalca la importancia de contar con una red de apoyo social adecuado, aspecto que según indica es vital, más si la persona vive una situación de acoso laboral».

Con la divulgación, el coaching y la formación, su objetivo es generar puentes entre sus resultados y sus principales beneficiarios, ofreciendo de este modo un trabajo apoyado en evidencia.

La multitarea es un mito

No hay mayor enemigo de la productividad que la multitarea. Nadie puede rendir lo suficiente si hace varias tareas a la vez. Es mucho mejor ir una a una que tratar de avanzar con todas en el mismo momento. No importa que parezca que tenemos mucho trabajo, ir cerrando tarea a tarea es siempre más efectivo –en tiempo y calidad del trabajo- que tratar de enfrentarse a todo a la vez.