El departamento de compras es un pilar clave para mejorar la gestión y la rentabilidad de las empresas. Su responsabilidad y funciones dependen de la industria en la que opera cada organización.
En industrias con poca competitividad, márgenes cómodos y poco desarrolladas, el departamento de compras tiene una función puramente administrativa de aprovisionamiento. Ni siquiera englobará todas las compras de la empresa. En este contexto la dirección de compras suele reportar a departamentos como operaciones o finanzas.
A medida que la competitividad en la industria aumenta, la empresa necesita desarrollar una red de cooperación interfuncional, que incluya a sus proveedores para optimizar la calidad, los costes y las entregas. Así, el departamento de compras pasaría a adquirir un rol estratégico y operacional, reportando directamente a la dirección general y formando parte de la junta directiva”, afirma Francisco Lahoz, director corporativo y vicepresidente de compras y supply chain en empresas multinacionales de diferentes sectores industriales.
A continuación, exponemos las principales competencias del área de compras en aquellas empresas que operan en industrias altamente competitivas.
Funciones del departamento de compras
Dentro del contexto de industrias fuertemente competitivas hacia el que evolucionan los sectores conforme van madurando, la responsabilidad del departamento de compras abarca el abastecimiento de la empresa, así como la gestión de los proveedores y los procesos relacionados, funcionales e interfuncionales.
En este contexto, las principales funciones del departamento de compras son:
1.- Construcción y desarrollo del panel de proveedores
El departamento de compras se responsabiliza de la búsqueda y formalización de un acuerdo marco de cooperación con los proveedores que cumplan los requisitos establecidos por la empresa.
Una vez construido este panel de proveedores, el departamento de compras estará a cargo de su gestión, estableciendo objetivos estratégicos y asegurando su cumplimiento, así como del desarrollo continuo de los proveedores del panel y su renovación.
Las funciones de compras, que asumen dichas responsabilidades en un contexto industrial, son los compradores commodity o de familias de materiales, así como los ingenieros de desarrollo de proveedores.
2.- Involucración de los proveedores en el proceso de desarrollo de producto y proceso
El departamento de compras se responsabiliza del proceso de petición de ofertas, negociación, estudios previos de factibilidad y nominación de proveedores que intervendrán en esta fase de desarrollo.
Una vez nominados los proveedores, se asegurará su correcta involucración y cooperación interfuncional con los diferentes departamentos de la empresa en procesos definidos.
Compras se asegurará de corregir posibles desviaciones que surgieran en los procesos de desarrollo y validación hasta llegar a la validación final.
“En un el sector industrial, al referirnos a los materiales, incluimos no solo las piezas, los utillajes o la maquinaria, que la empresa adquirirá en esta fase, y utilizará posteriormente en sus procesos de fabricación”, afirma Francisco Lahoz.
Las funciones de compra, que típicamente asumen las responsabilidades de esta fase de desarrollo, son los compradores de proyecto y los ingenieros de calidad de proveedores.
3.- Aseguramiento del suministro durante la fase de producción en serie. Optimización de los costes, la calidad y las entregas.
En esta fase, el departamento de compras se responsabiliza del correcto desempeño de los proveedores para el suministro de los materiales y gestiona las posibles desviaciones con proveedores y departamentos.
Asimismo, será responsable de la optimización o reducción de los costes de producto y del proceso de proveedores, así como de la adaptación de las soluciones de los proveedores a las necesidades derivadas de la mejora interna de los procesos de la empresa.
Compras deberá liderar la definición y optimización de los procesos interfuncionales relevantes e involucrar a proveedores y departamentos internos en la consecución de dichos objetivos.
Las funciones de compras, que normalmente están presentes en esta fase, son los compradores de planta de producción, compradores de compras generales e ingenieros de calidad de proveedores, apoyados por las funciones mencionadas en el primer punto (desarrollo panel de proveedores).
Retos del departamento de compras
Al igual que todos los departamentos de una empresa, la dirección de compras se enfrenta cada día a nuevos retos. Listamos aquellos más destacables para esta área:
- Gestionar el cambio
Uno de los primeros retos es liderar la transición de un estado inicial del departamento, con una función meramente administrativa, hacia otro con una función estratégica y operacional vital. Definir e implementar este proceso de cambio será esencial para garantizar la competitividad de la empresa en la industria en la que opera.
Luis Pató, director de tiendas retail de El Encinar de Humienta, del sector de alimentación y con una dilatada experiencia en la implementación de procesos de cambio, señala la importancia de la correcta definición de la fotografía de la situación inicial y de la visualización de la situación deseada. “Se trata de imaginar el cambio, abarcando todos los factores que van a verse afectados. No se trata solamente de una mera reducción de costes, sino de la correcta optimización de márgenes, la mejora en la selección de proveedores, la redefinición de funciones y tareas dentro del equipo de compras y la subsanación de ineficiencias en los procesos”.
- Hacia un departamento de adquisiciones
Para Carlos Ayuso, director de compras y de supply chain, con amplia experiencia en empresas de los sectores automoción y ferroviario, da un paso más en el concepto de cambio y propone el desarrollo y transformación hacia un departamento de adquisiciones en el que se introducen nuevas herramientas, procesos y objetivos, maximizando el control sobre el gasto de la empresa.
Las características de este nuevo departamento son: capacidad de agregar valor a los resultados de la empresa; integración de términos como TCO (coste total de propiedad, SLA (acuerdo de nivel de servicio), riesgos, cobertura, SRM (gestión de relaciones con los proveedores) en las actividades diarias de los compradores; contribución a las especificaciones; constitución de un equipo multifuncional; TCO y el valor como principales factores de decisión; múltiples estrategias de abastecimiento; identificación de proveedores con independencia de ubicación y la solicitud de propuesta rigurosa (RFP).
- Definir una estrategia alineada con la corporativa
Otro de los retos más importantes es la definición de una estrategia y objetivos a corto y medio plazo, alineados con la estrategia corporativa. “El reto no solo consiste en alinearse con la dirección general de la empresa, sino también en la consecución de unos objetivos que conjuguen la maximización de beneficios”, puntualiza Lahoz.
Por su parte, Francisco Comino, director de compras y logística en Bell España Alimentación, destaca la necesidad de equilibrar con rigor lo táctico y lo estratégico. “A la hora de reducir costes, compras debe demostrar su capacidad de adaptación para mantener una línea de trabajo coherente entre el corto y medio plazo, construyendo relaciones de confianza con sus proveedores para un crecimiento conjunto, pero sin empeorar nunca su posición de competitividad en el mercado”.
Es necesario alinear objetivos con el resto de áreas de la empresa, redefiniendo las necesidades y posibles mejoras.
- Gestionar la reducción de costes
En una fase inicial, la reducción de costes se limita a la negociación comercial con los proveedores.
“El reto que debe asumir con posterioridad es definir procesos que permitan el trabajo organizado de departamentos y proveedores, y la implantación de un plan de reducción de costes, que vaya más allá de la negociación, englobando actividades como: la optimización del consumo, la validación de proveedores y materiales alternativos, el hedging de precios de materias primas, el análisis de valor y de ingeniería (VA/VE) o la reducción de costes de sistemas”, afirma Lahoz.
Es importante en este punto, señala Luis Pató, no ver a los proveedores como el enemigo, sino como un socio más con el que tenemos que reconstruir una relación en la que las dos partes se vean favorecidas; para ello, es indispensable profundizar con ellos en la necesidad real del comprador y de las posibilidades que puede ofrecer el proveedor.
José Saiz de Omeñaca, experto en compras e internacionalización, especializado en retail, moda y lujo, destaca que la reducción de costes parte de la creación de una estrategia y de la consecución de los objetivos marcados.
Saiz de Omeñaca propone una serie de acciones para esta reducción de costes: la negociación de materiales y servicios por volumen para tener una economía de escala en productos o categorías con mayor consumo o consumo estable en el tiempo; el sistema dejust in time de aprovisionamiento que permite aumentar el volumen de suministro con una reducción del tamaño del lote del inventario, un menor coste de aprovisionamiento y una menor cantidad de obsoletos; la optimización del panel de proveedores (que explicaremos más adelante en detalle); y la subcontratación para aquellas actividades que no sean esenciales en la función de compras o en las que la empresa no esté especializada.
Jorge Deaño, responsable de compras de congelados en Continental Group Hotel, subraya la importancia de conocer profundamente el mercado en el que se opera. Propone la compra en origen para evitar intermediarios con el fin de reducir costes y la subcontratación de empresas para servicios como, por ejemplo, inspección, ensayos o verificación para garantizar que el producto llega en condiciones óptimas.
Jorge hace referencia al sector en el que trabaja (consumo fuera del hogar) cuando habla del futuro: “Cuando volvamos a la nueva normalidad tras el covid-19, las empresas necesariamente han de ser más competitivas, porque el mercado así lo exigirá. Deberán ajustar los costes en producción, stocks… ya que, a su vez, los costes de explotación se verán incrementados por la limitación de los aforos, la creación de barreras físicas y las medidas de seguridad. Tendremos que garantizar stocks, sin caer en el acopio de grandes volúmenes. Lo conseguiremos con la diversificación de los proveedores y programa de gestión adecuado”.
- Construir, mantener y gestionar un panel de proveedores
Como ya indicamos al comienzo de este artículo, una de las funciones principales de un departamento de compras es el desarrollo y mantenimiento de un panel de proveedores que cumpla con los requerimientos de calidad definidos.
“Un reto particularmente exigente es la adaptación de este panel de proveedores en situaciones de gran crecimiento de las ventas, principalmente, cuando va acompañado de la apertura de nuevas plantas de producción en otros países y continentes”, especifica Lahoz.
Jorge Deaño considera que deben seleccionarse proveedores de forma constante. “De esta manera, se tendrá la posibilidad de adquirir a mejores precios sin renunciar a la calidad. Es necesario estar en permanente contacto con proveedores nacionales e internacionales, indagando nuevos”.
El departamento de ventas debe gestionar una red global de proveedores y considerar segundas fuentes de suministros para minimizar riesgos y contribuir así a la optimización y reducción de costes.
- Establecer un marco de cooperación con los departamentos internos
Un departamento de compras trabajando de una forma aislada está condenado al fracaso. Es necesario un marco de cooperación, que posibilite la definición de responsabilidades y procesos interfuncionales, en aras de la maximización de los beneficios para la empresa.
Francisco Comino propone optimizar la gestión de compras con una medición global de su impacto en el conjunto de los departamentos.
“Una compra óptima en precio puede generar unos costes internos superiores por no haber analizado previamente problemas de calidad, servicio, financieros, de recursos operativos por espacio o niveles de stock. Cada compra debe ser, como mínimo, la mejor opción de calidad, servicio y precio”.
- Mejorar la comunicación interna
Para mejorar la comunicación con el equipo de alta dirección, el departamento de compras debe adaptar su lenguaje de medición de los logros conseguidos respecto a los objetivos, a las formas de comunicación de las áreas decisora en la compañía (CEO, CFO, CPO, COO, etc.).
Compras debe convertirse en un valor a tener en cuenta a la hora de las tomas de decisiones estratégicas de la empresa.
Por otro lado, una comunicación fluida y directa es fundamental para un buen desempeño de las actividades, por lo que necesita coordinarse con los compañeros de diferentes departamentos.
Jorge Deaño resalta la necesidad de mantener una comunicación fluida y directa con los compañeros de producción, calidad, ventas y financiero, para la buena consecución de los objetivos marcados “Son nuestros clientes internos y deben ser los más exigentes”.
- Crear, mantener y desarrollar un equipo humano idóneo
Con formaciones, experiencias y habilidades adecuadas a las distintas tareas: planificación, negociación, aprovisionamiento, administración y análisis.
Es habitual pensar que resulta más barato contar con una persona experta haciendo tareas de administración que no requieren de su expertise, en lugar de centrar a los expertos en optimizar las compras y darles soporte con profesionales junior.
“El equipo de compras debe contar con expertos altamente cualificados y con alta capacidad analítica, pero también profesionales juniors, todos ellos en desarrollo y formación permanente”, destaca Francisco Comino, directivo con veinte años de trayectoria profesional en el área de compras.
Por su parte, Luis Pató incide en la importancia de una dirección clara y el alineamiento de todo el equipo con los objetivos del departamento; “seniors y juniors deben remar en la misma dirección y resulta fundamental establecer mecanismos de comunicación constante en el equipo, sobre todo, en los casos de equipos remotos situados en diferentes centros de trabajo, con los que se eviten ineficiencias y se mejoren los procesos”. Aquí juega un papel importante la formación disciplinar del equipo y el establecimiento de mecanismos para favorecer el desarrollo profesional del mismo (seguimiento y control de procesos, evaluación personal de los miembros del equipo y establecimiento de planes de desarrollo).
Francisco Valero, supply chain director, considera que las compañías deben formar y cohesionar equipos multidisciplinares con especial atención a los que son muy heterogéneos: intergeneracionales. “El tejido productivo de nuestro país se basa en la pyme. Existen muchos equipos de compras que no logran despegar por esta razón. Además, hay que unir las bondades de la parte analógica del comprador senior con la naturalidad del nativo digital, y su conocimiento o adaptabilidad a cualquier tipo de tecnología. Es función del mánager o director de compras hacer de pegamento y que funcione”.
- Implementar técnicas lean manufacturing
Optimizar la gestión y cumplir con los objetivos de calidad e implementación de técnicas de lean manufacturing es otro de los retos del departamento de compras. Esta optimización debe, a su vez, contribuir a la reducción de los costes de materiales.
Para Francisco Valero, la metodología lean debe aplicarse en todo el proceso. Debe estar dentro del ADN de la visión o plan estratégico de la compañía. “Es la única manera de generar ventajas competitivas por diferenciación frente a otros departamentos de compra que sean del mismo sector. Además, debe estar respaldado por la alta dirección para poder tener éxito”, sentencia Valero.
- Transformación digital e industria 4.0
Convertir la ingente cantidad de datos en información útil para el análisis de cada situación y la toma de decisiones es uno de los principales retos que ya está abordando el área de compras.
“Son muchas las organizaciones donde las herramientas informáticas acaban marcando la manera de trabajar, en lugar de adaptar dichas herramientas a las necesidades de las empresas, abrumándoles con datos innecesarios y suministrando de manera parcial los verdaderamente útiles”, afirma Francisco Comino.
La transformación digital también afecta al departamento de compras, automatizando parte de los procesos que lidera.
Francisco Valero propone el uso de big data en los procesos o asegurar las transacciones de manera que garantice el proceso de compra end to end (E2E) vía blockchain. “Iría más allá, lo denominaría supply block chain como término que aglutine y fusione el supply chain con blockchain”, explica Valero, especialista en unir la parte analógica y la digital.
Es importante que, en la implementación de nuevos programas o softwares, tengamos en cuenta qué datos son necesarios y cuáles nos alejan de nuestros objetivos.
- Liderar la gestión de riesgos externos
“La posición privilegiada de compras en los distintos sectores económicos de su cadena de aprovisionamiento le convierte en un radar de riesgos, permitiéndole identificarlos, predecirlos y gestionarlos, mitigando así sus efectos sobre la actividad planificada de la compañía”, explica Francisco Comino.
- Reevaluar el valor aportado a la empresa
El departamento de compras debe preguntarse constantemente cómo añadir valor a la empresa y a sus distintos departamentos, manteniendo siempre el liderazgo en la gestión de materiales y proveedores, adaptando su organización y los procesos en consonancia.
Calidad, cantidad, tiempo y precio, son los pilares en la gestión de compras, un departamento central de las empresas. Su objetivo es la optimización de los recursos para abastecer adecuadamente toda la actividad e incidir directamente sobre el retorno de inversión y la rentabilidad de la compañía.
