Artículo escrito por Juanma de la Rosa, Coach ejecutivo y escritor del libro sobre administración del tiempo y productividad EL VERANO DE 10 MESES. Creador de la metodología de productividad JUST DOING RIGHT.
Muchas personas creen en el concepto de multitarea. Esto es emprender más de una actividad a la vez. Y tienden a confundir eso con la eficiencia. Sin embargo, neurológicamente tu cerebro no puede gestionar varias tareas a la vez. Es imposible. Si te dispusieras a realizar dos tareas al mismo tiempo, en realidad lo que estaría haciendo el cerebro sería desviar la atención rápidamente de la tarea A para centrarse en la tarea B, y viceversa. No procesa en paralelo. Como consecuencia, la multitarea productiva es sencillamente un mito.
Es posible que, dentro de unos cientos de años, la evolución natural nos dote de la facultad de realizar un informe de ventas mensual mientras hablamos con nuestro superior, además de ver nuestro evento deportivo favorito. Sin embargo, nuestra cabeza, actualmente, sigue estando diseñada para dar supervivencia, y hasta el momento no hemos visto un progreso significativo en esta faceta. Nuestro cerebro es el mismo que el de hace siglos. Así que, lo dudo mucho.
Cuando hablamos de productividad, cuanta más atención intentes prestar a varias cosas a la vez, más difícil será que las acometas de forma efectiva. Por eso no es buena idea centrarse en el móvil mientras uno conduce. Cada vez que tu atención salta de un tema a otro, debes pagar una penalización en forma de concentración y tiempo. Es el coste de la fricción. Por ello, para evitar este improductivo cambio de contexto, lo ideal es recurrir a una estrategia por bloques.
Te animo a que hagas tus cosas en bloques. Todas las tareas, grandes o pequeñas, exigen un tiempo de preparación. A menudo es igual para una unidad que para cien. Si tuviera que imprimir 100 tarjetas a tres colores, me costaría 50€ y tardarían 3 días en estar acabadas. Si en vez de 100, mi intención es imprimir 500 a tres colores, el coste sería de 55€ y tardarían 3 días también. ¿Por qué? Porque el coste de montaje es fijo. Preparar las planchas y ordenar a las máquinas que impriman tiene un coste inalterable. Así que el encargo, por pequeño que sea, tiene que programarse, como cualquier otro. Tu cerebro marcha de la misma manera.
Hay un cambio de marchas psicológico, de forma que se puede tardar hasta 40 minutos en reanudar una tarea complicada que se ha interrumpido. Y esas interrupciones consumen más de la cuarta parte de cada día de trabajo. Lo curioso es que muchas de esas interrupciones las haces tú mismo. Por ejemplo: no es necesario mirar el correo veinte veces al día. ¡Así que ojo!
Si me encuentro en situación de realizar llamadas telefónicas, por ejemplo, lo eficiente es llamar todo lo que pueda durante un tiempo establecido. La primera llamada será mediocre, la segunda aumentará mi nivel de confianza y seguridad, y a partir de la tercera todo irá sobre ruedas. He enchufado mi cerebro al modo «llamadas».
Por el contrario, si voy saltando de un envío de email a una llamada telefónica y posteriormente a la escritura de un artículo, mis tiempos de preparación estarán agotando el saldo diario.
Si hablamos de productividad y gestión del tiempo, me gustaría que entendieses que estar ocupado es distinto a ser productivo. Sé que nuestra cultura tiende a recompensar el sacrificio personal en lugar de la productividad personal, pero no puede estar más equivocada. ¿Cómo es posible que todos los seres del planeta necesiten exactamente 8 horas al día para realizar el trabajo? ¡Es absurdo! Por suerte esta tendencia está siendo testigo de su declive. Me encuentro con empresas con un sistema de horarios intensivo y que no retienen al empleado en una cárcel donde tiene que picar mañana y tarde su libertad condicional. Por el contrario, intentan facilitarle el horario para que rinda al 100% y que posteriormente desconecte. Y hasta el día siguiente. Hay organizaciones que retribuyen económicamente a sus empleados por su productividad y eficacia, no por sus horas delante de un ordenador. ¿Y qué es más productivo que estar concentrado en algo al 100%? La respuesta es fácil; nada.
Si divides tu atención, sufrirás interrupciones con más frecuencia, te costará concentrarte, obtendrás peores resultados y el trabajo te resultará menos gratificante.
Concentra tu mente en la tarea que estás realizando ahora mismo, y hazlo, en la medida de tus posibilidades, en bloques. Esto es colocar el foco. Con ello, realizarás labores de mayor calidad y en menos tiempo.
