Las empresas se crean y se diseñan para generar beneficios y el Project Management es una de las especialidades imprescindibles en cualquier organización pensada en alcanzar objetivos.
El Project Management consiste en la aplicación de los conocimientos, las habilidades y las técnicas adecuadas a las actividades de un proyecto para satisfacer sus requisitos.
Todos los proyectos están sujetos a ciertas restricciones. Las más habituales son el alcance, el tiempo y el coste. Las tres forman la que se conoce como la “triple restricción”. Actualmente, se incluyen más variables como la calidad, los recursos y los riesgos.
Resumiendo, el Project management se encarga de planificar, ejecutar y controlar los proyectos, cumpliendo las restricciones de:
- Plazo: asegurando que el trabajo del proyecto se ejecute en los plazos acordados.
- Alcance: entregando todo el trabajo y solo el trabajo que ha sido requerido.
- Coste: garantizando que el proyecto no exceda el presupuesto aprobado.
Y todo ello con el nivel de calidad acordado.
9 errores habituales en Project Management
Aunque no hay dos proyectos iguales, los problemas que pueden ponerlos en peligro son bastante similares. Es habitual que, a la finalización de un proyecto, existan retrasos y se produzcan sobrecostes.
Por eso, vamos a revisar cuáles son los errores más habituales y cómo solventarlos.
1.No contar con la participación de los interesados y del equipo de proyecto
Para poder cumplir con los objetivos de un proyecto, es necesario conocer todas las necesidades y expectativas de los interesados o lo que es lo mismo: sus requisitos.
También es importante crear un equipo de proyecto que participe activamente en la gestión del mismo, colaborando con el project manager.
De esta forma, las expectativas se definen de forma más realista y los equipos son más organizados e independientes, además de conseguir una mayor responsabilidad por parte de cada uno de los miembros.
2.No dividir grandes proyectos en fases más manejables
Cuando un proyecto resulta muy grande o complejo, es probable que no se trate de un solo proyecto, sino de la suma de varios. En estos casos, es conveniente dividir el proyecto en fases más manejables.
Dividir un proyecto en fases facilita su control. En cada una de las fases, se define el trabajo que debe realizarse y, por lo general, cada fase termina con un entregable, que permite continuar o no con la siguiente fase del proyecto.
3.No priorizar tareas y proyectos
Es bastante común que una persona trabaje en diferentes proyectos y tareas. En muchas ocasiones, el empleado se centra en un proyecto con una menor prioridad, mientras que el más importante se va dejando de lado. Un clásico entre los clásicos, plenamente vigente, es utilizar como técnica de soporte la matriz de Eisenhower, que establece dos parámetros para valorar prioridades: la importancia y la urgencia, aspectos que definen qué abordar primero, qué aplazar, qué delegar y qué olvidar (temporalmente) opina Borja Peñuelas Fort, Experto en Consultoría TIC y Gestión de proyectos AGILE.
Es tarea del project manager (que en ocasiones tendrá que organizarse con otros gestores), que cada miembro del equipo de proyecto sepa qué es lo más prioritario y cuáles son los plazos de cada tarea. También se debe informar siempre, cuando se cambian las prioridades de un proyecto y estar abiertos al feedback de cada miembro del equipo.
4.No asignar los roles y las responsabilidades al equipo de proyecto
Lo más importante para lograr el objetivo de un proyecto son las personas.
Un project manager no debe centrarse únicamente en gestionar la calidad, el alcance, el coste o el cronograma de sus proyectos. Tiene que determinar qué personas formarán parte de su equipo de proyecto y asignarles de forma clara los roles y responsabilidades para que todas sepan qué trabajo tendrán que realizar.
5.No comunicarse de forma continua con el equipo
Desde el momento en que comienza el proyecto, el project manager debe comunicar las metas y los objetivos a los miembros de su equipo, a directores funcionales, patrocinadores, y otros usuarios.
Es necesario mantener reuniones periódicas y participativas, que permitan comunicar las prioridades y los plazos, y asegurarse que todos los implicados estén informados acerca del progreso del proyecto. Es muy habitual, hoy en día emplear herramientas de comunicación simples y eficaces, tableros Kanban, por ejemplo, en los que todos los interesados tienen acceso a la información de progreso de los proyectos y trabajos en curso en tiempo real. Dichas herramientas son un complemento ideal, perfectamente combinables con cualquier modelo de gestión de proyectos, sugiere Peñuelas, desde su experiencia en proyectos ágiles.
6.No gestionar los cambios en el proyecto
Si hay algo inevitable en los proyectos son los cambios. En cualquier fase de un proyecto, cualquier interesado puede determinar que se necesita un cambio, lo cual no significa que dicha solicitud deba ser aceptada sin más.
Los cambios en los proyectos pueden provocar retrasos y sobrecostes que aumentan a medida que avanza el proyecto. El project manager debe estar preparado para gestionarlos antes de que se presenten y crear un plan para la gestión de los cambios.
Según Peñuelas, “En entornos de alta volatilidad como, por ejemplo, en el sector de las TIC, se entiende que la gestión de los proyectos debe ser más adaptativa que predictiva, considerando el cambio como motor del proyecto y no como un elemento perturbador, e incorporándolo mediante enfoques AGILE de gestión, basados en avances incrementales planificados mediante iteracciones de paquetes de trabajo “. Coincide en este punto Felipe Laínez, Constructor y Project Manager, que considera imprescindible “establecer un sistema robusto de cambios, en el que estos sean registrados y aprobados o denegados, según sea el caso, evitando una corrupción en el alcance previamente definido”.
7.No utilizar herramientas específicas para la gestión de proyectos
Hoy día, existen numerosas aplicaciones que nos permiten gestionar la planificación y el control de proyectos, introducir las duraciones y las dependencias de las tareas, asignar recursos, controlar las desviaciones y un largo etcétera.
También existen herramientas como Asana, Slack, o Trello, que permiten gestionar las comunicaciones de los proyectos, compartir actividades colaborativas con los equipos de trabajo y documentar las lecciones aprendidas.
8.No readaptar y reajustar el rumbo cuando hay problemas
Todo project manager ha comprobado que, pese a lo mucho que se esfuerce, las cosas siempre pueden fallar o salir mal. Por ello, es importantísimo ser capaces de percibir cuándo hay que transformar el proyecto por completo o, incluso, cuándo hay que cancelarlo si no hay solución, antes de seguir gastando tiempo y recursos.
“De hecho, la principal función del project manager es anticiparse a los problemas para poder tomar decisiones a tiempo que permitan mitigarlos. En un escenario utópico, donde no hubiera problemas, no sería necesaria la figura del project manager, afirma el Director de Proyectos y Operaciones Rafael Contreras.
9.No realizar una definición precisa del alcance
Iván de la Guía, PMP y Experto en Trasformación Digital, considera que “una de las responsabilidades del project manager es garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido para completarlo con éxito y con el nivel de calidad deseado. Pero debe asegurarse de que se realiza únicamente el trabajo necesario y no más. Dado que el cliente es uno de los stakeholder más importantes (como propiedad del proyecto), se tiende a querer a contentarlo e incluir más alcance del que se ha especificado en la toma de requisitos. Esta manera de proceder sólo redundará en mayor carga de trabajo (no remunerado) para el proyecto y en generar unas expectativas en el cliente no siempre fáciles de gestionar.
Las mejores prácticas del project management recomiendan redactar un documento denominado Scope of Works (SOW), en el que se define con detalle el alcance de los trabajos a desarrollar. Este debe se firmardo por el cliente y el project manager, a modo de un Acta de Conformidad de Alcance, de manera que se pueda consultar con libertad y transparencia a lo largo del proyecto y no quepan malos entendidos”.
Para Contreras “es fundamental que en la fase de arranque del proyecto quede perfectamente definido y acordado formalmente entre las partes el proceso de gestión del cambio: criterios de identificación del cambio, mecanismo de estimación o circuito de escalado, entre otros”.
Felipe Laínez añade que “definir claramente el alcance del proyecto es una forma de evitar frustraciones en el momento de su entrega”.
10 aciertos en gestión de proyectos
Vistos los errores, vamos a analizar los aciertos para que una estrategia de project management sea un éxito:
1.Ir siempre un paso por delante. Ser proactivos.
Un project manager de éxito mira hacia el futuro y prepara soluciones ante posibles incidencias y problemas antes de que pasen. Debe ser proactivo capaz de visualizar su proyecto. En definitiva, un buen project manager debe planificar su proyecto.
La experiencia de este es un plus a tener en cuenta, aunque “cada proyecto supone un nuevo aprendizaje y enriquecimiento profesional”, apunta Laínez.
2.Atender los problemas en el momento en que se producen
Responder de forma rápida a los problemas, en el momento en que se producen, y elaborar informes de seguimiento fáciles de entender, son dos actividades esenciales para el éxito de los proyectos
3.Elaborar un buen Plan de Dirección de Proyecto
Una vez que un proyecto es aprobado, se empieza a desarrollar la planificacióna un nivel detallado.
El proceso, que va a estructurar esta fase, es el Plan de Dirección de Proyecto. Un plan que nos va a indicar cómo se ejecutará, supervisará y cerrará el proyecto y en el que debe participar activamente todo el equipo de proyecto.
Contreras, que actualmente trabaja como interim manager en la dirección de proyectos, incide en que este plan, junto a la acotación del alcance, es clave para el éxito del mismo. El plan de dirección ha de recoger el marco regulatorio del mismo y es al que deben acudir los interesados en la toma de decisiones de gestión. Ha de contener desde la organización y planificación del proyecto hasta cada uno de los procedimientos de actuación de los diferentes ámbitos del proyecto (alcance, riesgos, problemas, aceptación, recursos, etc.).
4.Realizar una planificación progresiva
“La planificación de un proyecto se debe realizar de forma gradual. En la fase de inicio conviene realizar una planificación de alto nivel y, a medida que obtengamos más información sobre el proyecto, podremos mejorar nuestras estimaciones y realizar una planificación más detallada”, recomienda Iñaki Zabala, PMP, Director de Prajna Consultores y autor del blog Enredando proyectos.
5.Mantener una comunicación eficaz
Una de las habilidades más importantes para un project manager es la comunicación. Se afirma que los directores de proyectos pasan hasta el 90% de su tiempo comunicando.
Durante la ejecución de un proyecto, debe informarse en tiempo y forma a los interesados sobre los avances del mismo. Esa comunicación deber efectiva, se debe suministrar en el formato adecuado, en el momento preciso, a la audiencia correcta. Y, además, debe ser eficiente, proporcionando exclusivamente la información necesaria.
Siempre he optado por compartir con el equipo la mayor información posible para conseguir que todo el mundo trabaje dentro del mismo contexto y la involucración total de cada miembro del equipo- afirma Contreras- para ello, es necesario establecer reuniones periódicas de corta duración en las que se comparta la información. Lo que hoy en día es la base de las metodologías agile de desarrollo de software.
6.Realizar un seguimiento de los riesgos del proyecto
Todos los proyectos tienen implícitos algún tipo de riesgo, que puede afectar positiva o negativamente a los objetivos del proyecto.
“Para el éxito de un proyecto resulta imprescindible disponer de un plan de riesgos, que permita establecer de antemano cómo se van a gestionar y cómo se van a planificar las respuestas ante los mismos. Improvisar es la peor manera de gestionar los riesgos”, sentencia Zabala.
7.Conocer y sacar lo mejor de cada miembro del equipo
El trabajo en equipo es un factor crítico para el éxito del proyecto y desarrollar eficazmente al equipo es una de las responsabilidades del project manager.
Los mejores gerentes de proyecto conocen a los miembros de su equipo y entienden cómo funcionan mejor. Mientras que algunos necesitan una estrecha vigilancia y asistencia, otros trabajan mejor con independencia y flexibilidad. Hay que saber adaptarse a la forma de trabajar de cada uno para conseguir los mejores resultados.
8.Concentrar el esfuerzo en las cosas importantes
No hay que perder el esfuerzo en cosas que no son verdaderamente importantes. Lo relevante es mantener el proyecto controlado, a tiempo, que los trabajadores estén implicados al 100%, que el cliente esté contento y el presupuesto y los plazos se mantengan bajo control.
9.Saber adaptarse a cada situación
Aunque estemos enfocados en el panorama general, también hay que ser capaces y estar dispuestos a saltar y ensuciarse las manos cuando sea necesario. La capacidad de guiar un proceso completo hacia adelante mientras se atienden los detalles es otra de las claves del éxito.
10.Practicar los grandes rasgos de liderazgo
Los directores de proyecto exitosos, además de tener un alto conocimiento en las técnicas de project management, deben desarrollar sus habilidades de liderazgo.
“En muchos proyectos, los project managers no tendrán más autoridad que los miembros de su equipo y deberán ejercer su capacidad de influencia y negociación. Liderar un proyecto implica mantener interación continua con las personas y ser capaz de inspirar y motivar a otros”, indica Zabala.
En los proyectos “duros” el liderazgo es fundamental para asegurar que todo el equipo y los propios sponsors del proyecto reman en la misma dirección- añade Contreras- para asegurar que el equipo se centra en sus tareas diarias, sin desviar su atención en las vicisitudes que surgen en el camino. El jefe de proyecto ha de asumir, en todo momento, la responsabilidad final del mismo, siendo el faro al que todo el mundo ha de mirar, tanto en las situaciones positivas como en las negativas.
