Los ingenieros, programadores y consultores tecnológicos llevan tiempo utilizando Agile Scrum para mejorar la eficiencia en la gestión de proyectos. Sin embargo, este método de trabajo en equipo no solo vale para líderes tecnológicos, sino que puede ser muy útil en cualquier sector.
Solo se necesita una pizarra y un bloc de notas (o su versión digital), así como el conocimiento de cómo usarlo. Una vez puestos en marcha, se trabajará mejor y se conseguirán optimizar todos los procesos.
¿Qué es Scrum y Agile?
Las cosas pueden ser un poco confusas para los recién llegados con respecto a la nomenclatura. Scrum y Agile parecen usarse indistintamente cuando se descubre por primera vez este mundo, pero hay una distinción importante.
Agile se refiere a un conjunto de «métodos y prácticas basados en los valores y principios expresados en el Manifiesto Agile«, que incluye aspectos como la colaboración, la autoorganización y la funcionalidad cruzada de los equipos. Este manifiesto fue firmado por diecisiete desarrolladores de software críticos con el sistema que había entonces, capitaneados por Kent Beck en 2001. Para ello, se basaron en las técnicas de las compañías japonesas más innovadoras en las décadas anteriores como Fuji, Toyota u Honda.
Mario Lucero, Lean y Agile Coach, además de Scrum trainer, considera que el cambio hacia la Agilidad en una organización exige conocer las necesidades que la llevan a esa transformación y un cambio de mindset y modelo cultural. Pone como ejemplo el modelo de Schneider formado por cuatro ejes: colaboración, control, crecimiento y habilidades.Cada uno de los modelos puede ser correcto,según la visión de la empresa. Sin embargo, el modelo más adecuado para la Agilidad es Colaboración. Las organizaciones deben moverse desde su situación actual,mayoritariamente de Control, hacia otra de Colaboración.
En conclusión, para realizar una transformación Ágil tiene que haber un propósito y un cambio de mindset. Sin estos dos pilares, la transformación irá decayendo con el tiempo y volverá al modo tradicional, con frustración por el tiempo y esfuerzo invertidos.
Scrum es un marco de trabajo que se usa para implementar este tipo de desarrollo. Este marco fue creado por Jeff Sutherland a mediados de los 90, buscando como enfrentar la frustración que le producía encontrar compañías llenas de proyectos retrasados y por encima de su presupuesto. Inspirándose también en estas compañías japonesas, Sutherland creó Scrum, que se extendió rápidamente entre los desarrolladores de proyectos.
Luis Vidaechea, Scrum Master y Agile Coach, señala que “Scrum se basa en las personas, en cómo se relacionan unas con otras y consiguen crear algo mejor que ellos mismos. También se basa en conseguir la perfección, al igual que el artesano que se entrega por completo a su oficio, hasta el punto de sublimarlo a la categoría de arte, los agilistas nos acercamos a esa idea mediante iteraciones y aprendizaje continuo”.
A continuación, exponemos cómo pueden organizarse esas personas en equipos de trabajo eficientes.
La organización de equipos con Agile Scrum
Si quieres comenzar a trabajar con este método, lo primero es saber qué roles necesitas y cuáles son los conceptos básicos. Fuera de esto, no se necesita ningún tipo de certificación o experiencia adicional para comenzar.
Lo más importante es tener un lugar donde organizar tus pensamientos, llamado Scrum Board. En el mismo, estarán las listas de cosas pendientes llamadas Backlog. Puede ser algo tan sencillo como una pizarra o un bloc de notas, aunque lo más habitual es utilizar algún software como Trello.
El siguiente paso es establecer los roles. El primer rol es el Product Owner o Propietario de Productos o de la Tarea. Este rol lo ocupará la persona que representará el interés del usuario final y que tiene la autoridad para decidir qué se incluye y qué no.
El otro rol que deberás establecer es el Scrum Master. Será el encargado de que el equipo progrese según las normas de este método. También hará el reparto de tareas en un primer momento.
El Product Owner es el encargado de realizar la lista de tareas y requisitos que necesita el producto final. Se realizará mediante una lista de prioridades, con lo más relevante arriba y lo menos relevante debajo. Por ejemplo, para hacer un automóvil, el motor debe ir lo primero y el color de la pintura en los últimos puestos.
“Así como el Product Owner es el dueño del producto, el Scrum Master es el dueño del proceso. Es un facilitador, un líder servicial y un agente de cambio. Ejerce también como coach, fomentando la mentalidad Agile entre los miembros del equipo”, explica Carlos Sampedro, Scrum Master profesional.
El Backlog nunca se completa, sino que se van añadiendo las diferentes tareas que siempre van surgiendo mientras el producto se desarrolla. El Propietario de Productos será el encargado de que las mismas estén ordenadas correctamente y no se queda nada fuera.
El siguiente concepto a conocer es el Sprint. Se trata de un marco de tiempo en el cual hay que completar las diferentes tareas del Backlog. Este marco temporal variará según las características de cada producto, pero lo habitual son periodos de entre un mes y dos semanas.
En cada Sprint hay que establecer las tareas del Backlog que hay que completar. Es decir, no se completan todas, sino que el Product Owner elige aquellas que haya que hacer en el periodo de tiempo fijado para el Sprint.
Por último, tenemos el Daily Scrum o Daily Stand-Ups. El Daily Scrum son reuniones diarias de unos 15 minutos donde cada miembro del equipo actualiza a sus compañeros sobre su progreso en las tareas que tiene encomendadas. Normalmente se hacen antes de empezar a trabajar y se responden a tres preguntas básicas:
- ¿En qué trabajaste ayer?
- ¿En qué trabajarás hoy?
- ¿Hay algo que bloquee tu trabajo con lo que necesites ayuda?
Ana Correa es Directora de Consultoría y de iMm Aplicaciones en el Instituto de Gestión del Cambio en España y Portugal (iMm) y ha participado en diferentes roles como directora de proyectos y Scrum Master en diversos proyectos. Ana señala, que la organización de equipos con Scrum, permite a las empresas adaptarse al entorno V.U.C.A, acrónimo de Volatility (V), Uncertatinty (U), Complexity (C) y Ambiguity (A), el cual que se caracteriza por ser un escenario en el que las organizaciones se ven en la obligación de adaptarse a los continuos cambios del mercado.
En este sentido Scrum permite adaptarse a las necesidades reales de los clientes, realizando entregas en cortos periodos de tiempo, aportando valor al cliente desde el principio y, por último, desde el punto de vista de la Gestión del Cambio, abordando la gestión de los equipos de proyecto en base a tres ejes de la metodología de Gestión del Cambio HCMBOK:
– La comunicación: Todo el mundo está informado de todo en cualquier momento.
– El sentimiento participativo de decisión: todos aportan según su expertise y su función dentro del proyecto. No hay un jefe de proyecto, predomina el trabajo en red.
– Obtención de resultados de forma continua y en periodos de trabajo cortos.
¿Cómo hacer el Scrum Board?
La base fundamental de Agile Scrum es la transparencia. Todos los miembros del equipo involucrados deben estar al tanto de lo que todos los demás están trabajando, el progreso que se está alcanzando y lo que el equipo está tratando de lograr. Por ello, el Scrum Board debe ser claro y visible para todos.
Además del Backlog, con las tareas en las que se están trabajando en el Sprint actual, es importante mostrar el progreso de cada una de ellas. Como ya hemos comentado, una Scrum Board puede ser tan simple como una pizarra con notas o formar parte de un software especializado. Sea como sea, lo ideal es tener siete listas diferentes para poder representar de forma visual el flujo de trabajo de las diferentes tareas:
1.Recursos: Aquí se guardan las tareas recurrentes. Cada vez que haya que hacer una de ellas, se puede mover a la lista que corresponda. Se trata de una opción que nos ahorrará mucho tiempo si usamos un software.
2.Atrasos: Es el Backlog propiamente dicho. Es decir, la lista de tareas pendientes. Aquí tendremos la acumulación de tareas pendientes para desarrollar un producto.
3.Para hacer: Al planificar el Sprint, se trasladan una serie de tareas del Backlog a esta lista. Se trata de las tareas en las que hay que trabajar durante este periodo de tiempo.
4.En curso: Cuando comencemos a trabajar en una tarea la traemos a esta lista. Se trata de lo que estamos trabajando durante el tiempo en el que trabajemos en ella.
5.Control de calidad:Cuando se finaliza una tarea, se traslada a esta lista para su revisión. El propio encargado de la tarea deberá revisarla antes de trasladarla a la siguiente lista.
6.Listo: Tras pasar el control de calidad, podemos dejarlo aquí. No se necesitan más ediciones o revisiones, está programado y listo para la acción.
7.Bloqueado: cuando algo impide completar una tarea (tal vez hace falta comprar algo primero y es necesaria la aprobación de un superior), se mueve a bloqueado junto con un comentario sobre lo que es el bloqueador. Así, se podrá solucionar lo más rápido posible.
La importancia de la iteración y la mejora
Una de las características principales de Scrum es la idea de iteración y mejora. Esto se aplica tanto al producto en el que se trabaja como a la eficacia del equipo en sí.
Al final de cada Sprint, el trabajo entregado debe estar listo para ser entregado a un cliente. Esto no significa que se trate de un proyecto terminado y completo. Por el contrario, significa que el trabajo debe ser lo suficientemente completo como para mostrar algún tipo de producto mínimo viable (MVP, en sus siglas en inglés).
Scrum se basa en entregas iterativas de su producto. En lugar de esperar hasta que el proyecto esté 100% completo para entregárselo al usuario, se entrega fragmentos utilizables del proyecto a lo largo del tiempo. Esto ayuda a evitar esfuerzos desperdiciados cuando las necesidades cambian o las cosas se pierden en la comunicación. Si hay que modificar algo, estaremos a tiempo. “Las metodologías Ágiles como Scrum funcionan bien en el desarrollo de productos complejos en entornos cambiantes, como la industria del software”, apunta Carlos Sampedro, y añade: “uno de los puntos clave en Scrum es la entrega continua de pequeñas piezas de software usable que aporten valor al cliente, en lugar de embarcarse en proyectos interminables”. El experto define Scrum como una metodología empírica, ya que se basa en el concepto de inspección y adaptación. Por ello, la retrospectiva cobra vital importancia para poder mejorar: hay que analizar qué ha ido bien y mal. Esto nos lleva a otro de los conceptos básicos de Scrum: la mejora continua.
Igualmente, Scrum también se enfoca en mejorar el proceso con cada nuevo Sprint. Durante la reunión retrospectiva, los miembros del equipo deben discutir las áreas donde se podría mejorar su eficiencia. Por ejemplo, la sobrecarga de tareas de un miembro del equipo o una limitación tecnológica. Teóricamente, el equipo debería ser más eficiente y producir más trabajo con cada nuevo ciclo.
Aunque esto de realizar más trabajo pueda asustar, no es la finalidad de Scrum. No se trata de tener más trabajo, sino de trabajar de forma más inteligente de forma que logremos más. Se trata de evitar horas desperdiciadas y poder tener más tiempo libre haciendo cosas que amamos.
Fuentes: Trello| Mountain Goat Sotware
