El presente artículo ha sido escrito por Xabi del Campo, creador de Presento.es, plataforma con cursos online para hablar en público.
Piensa en el último gráfico que has visto proyectado en una presentación.
¿Cuánto tiempo crees que se necesitaría para entender ese gráfico?
Entenderlo, en este caso, sería procesar la información y llegar a una conclusión relacionada con una idea o mensaje que el ponente quiera transmitir.
Si te tomas tu tiempo para responder la pregunta anterior, seguro que concluirás que entender ese potencial gráfico que tienes en mente requeriría algunos minutos.
Pero claro, al hacer una presentación, parece algo contraproducente dejar unos cuantos minutos al público trabajando en procesar un gráfico proyectado en una diapositiva mientras estás en silencio.
En resumen, me aventuro a decir que ese gráfico que tienes en mente es probable que fuera poco efectivo y, en el peor de los casos, confundiera más de lo que ayudara a quien lo proyectaba.
Porque el objetivo número uno de la visualización de datos al hacer presentaciones es valerte de los datos para ayudar a la audiencia a entender una idea, o incluso, tomar una decisión.
La pregunta es obvia:
¿Cómo puedes diseñar y proyectar visualización de datos efectivas que te ayuden a transmitir tu mensaje con claridad y efectividad?
Hagamos un ejercicio de descarte y definamos los 3 grandes errores al visualizar datos en una presentación:
- Confundir la función del gráfico
- Incluir elementos que no aportan
- No destacar la información más relevante
Confundir la función del gráfico
Los datos pueden cumplir 2 funciones, que también son las fases en las que se puede consumir ese contenido. Son la fase exploratoria y la explicativa.
La fase exploratoria incluye gráficos o tablas complejas que requieren tiempo y esfuerzo cognitivo para ser procesadas, rara vez este tipo de visualizaciones son efectivas en presentaciones.
La fase explicativa es aquella en la que se muestran datos para ilustrar y explicar una idea, en un tiempo reducido (por ejemplo, una presentación). Tienden a ser visualizaciones sencillas, muy visuales y procesables en poco tiempo.
Buena práctica:
Al hacer presentaciones breves, genera siempre visualizaciones explicativas, cuyo contenido sea asumible por la audiencia en el tiempo que las muestres.
Incluir elementos que no aportan
Como consecuencia del punto anterior, uno de los mayores problemas al mostrar gráficos en una presentación es la sobrecarga de elementos prescindibles.
En ocasiones pensamos que mostrar más elementos en un gráfico es mejor porque demuestra que hemos hecho nuestros deberes, el problema es que la información compite contigo como ponente y, en esa batalla, la visualización sobrecargada siempre gana.
Buena práctica:
Diseña visualizaciones minimalistas que contengan solo la información necesaria. Por ejemplo, si puedes, suprime información redundante o innecesaria en los ejes de los gráficos.
No destacar la información más relevante
Si incluyes demasiada información en tus gráficos, esta tiende a homogeneizarse y toda parece tener la misma relevancia. Por eso, si tienes que presentar datos a una audiencia a la que en unos pocos segundos tienes que transmitirle una idea a través de un gráfico, tienes que ayudar haciendo hincapié en esa idea.
Buena práctica:
Define cuál es la idea a transmitir con esa visualización y, después, resalta el dato que ilustra esa idea (por ejemplo, con otro color).
Ejemplo práctico
Imagina que trabajas en el departamento de ventas de una empresa y tienes que transmitir a tu jefa una idea algo contraintuitiva:
La inversión en publicidad no está teniendo un impacto directo en el total de nuestras ventas, quizás deberíamos plantearnos dejar de invertir en publicidad.
Tienes datos que corroboran la idea anterior y, para una presentación del departamento, en la que se la explicarás, has volcado los datos en la siguiente diapositiva.
En comparación con la media, este gráfico no está nada mal, bastante limpio y claro. Definitivamente, podrías proyectarlo en la presentación a tu jefa para que ilustrara tus explicaciones.
Y, sin embargo, no es del todo efectivo.
Porque ahora ya conoces algunas banderas rojas que pueden levantarse al visualizar datos en una presentación, recuerda:
- Confundir la función del gráfico
- Incluir elementos que no aportan
- No destacar la información más relevante
Si pasamos por el filtro anterior nuestra primera versión, nos daremos cuenta de que ese gráfico requiere algo de tiempo de procesado, porque tienes que saltar de la leyenda y los ejes a las líneas, tiene algunos elementos sobrantes y no marca de forma clara aquella idea que queremos transmitir.
¿Qué tal la siguiente versión?
Esto es otra cosa. Este gráfico solo muestra lo necesario, por eso es más efectivo, y está centrado en remarcar la idea que quieres transmitir, esa que nos habla de la baja rentabilidad que le estamos sacando la publicidad invertida.
Te invito a que compares con tranquilidad ambas versiones, y reflexiones sobre cuáles han sido los cambios hechos y cómo influyen de cara a presentar una versión u otra.
Si has llegado hasta aquí es que has tenido que presentar datos alguna vez, y quizás te estés dando cuenta de que quieres ser más efectivo y profesional al hacerlo en tus próximas presentaciones.
Te entiendo, la visualización de datos en presentaciones es una habilidad escasa y muy demandada, ahora mismo es casi un superpoder que pocos ponentes dominan.
Pero estás de suerte, porque obtener ese poder tiene poco de mágico y bastante de técnico, es decir, lo puedes aprender con ciertas técnicas y buenas prácticas que son fáciles de aplicar desde el primer momento.
Si quieres alcanzar este superpoder que te trasladará directamente muy por encima de la media cada vez que hagas una presentación, estás a un simple curso de obtenerlo.
Y vuelves a estar de suerte, porque el curso es este: Visualización de Datos para Presentaciones de la plataforma Presento.es.
