30 Tips para impulsar un plan de eWork

Autor: Jorge G. García de Ridruejo. Formador en Comportamiento Organizacional y Coach Personal, Executive & Business

LAS 3 PREGUNTAS CLAVE DEL eWORK

En nuestro anterior artículo señalamos que, aplicando la prudencia como principio básico de acción directiva, cualquier persona con responsabilidad en el gobierno de personas, equipos y organizaciones debería incorporar a su agenda el estudio, diseño e implantación de un plan de eWork, que, atendiendo a las dimensiones jurídica, organizativa y de gestión, sea capaz de responder a tres cuestiones: ¿qué?, ¿para qué? y ¿cómo? Este artículo propone 30 ideas que pretenden acompañar en este proceso.

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LA DIMENSIÓN JURÍDICA:

ANTEPROYECTO DE LA LEY DE TRABAJO A DISTANCIA

Hasta ahora, nuestra normativa en materia de teletrabajo se reducía a las 304 palabras del artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el sexto del Real Decreto ley 3/2012, de 10 de febrero, de medidas urgentes para la reforma del mercado laboral. Entre tanto, se acompañó del Acuerdo Marco Europeo sobre Teletrabajo de 2002, que, sin ser preceptivo, fue observado en la práctica para determinar las condiciones de trabajo. Además, según el Ministerio de Trabajo, de los 1.130 convenios colectivos de 2019, sólo el 4% regularon el trabajo a distancia. Hoy, el Gobierno de España negocia con los agentes sociales el anteproyecto de la Ley del Trabajo a Distancia, de cuya ratio legis, sugiero destacar 10 ideas clave:

 

1. Constituye un planteamiento de mínimos: establece derechos y garantías de los empleados. El eWork debe tener límites que eviten barra libre de anywhere, anytime. Pero no deberían convertirse en limitaciones basadas en prejuicios subjetivos más que en evidencias objetivas. Y aquí los convenios colectivos y los contratos individuales deberán completar una regulación de mínimos facilitadora.
2. Teletrabajo y trabajo a distancia no son lo mismo; el segundo incluye al primero: ambos se desempeñan desde el lugar que elige el trabajador, sea o no su domicilio, durante toda o parte de su jornada laboral y de modo no ocasional, pero el primero lo hace mediante el uso exclusivo o prevalente de las TICs.
3. Es voluntario para el trabajador.
4. Debe acordarse por escrito e incorporarse (ex ante o ex post) al contrato de trabajo.
5. Trayendo como causa la conciliación laboral, personal y familiar, el trabajador podrá elegir el horario de trabajo con flexibilidad, respetando los tiempos de disponibilidad absoluta obligatoria acordados y la normativa sobre tiempo de trabajo y de descanso.
6. El trabajador tiene derecho a la compensación total de los costes directos o indirectos derivados de los recursos necesarios.
7. De acuerdo con la Directiva 2019/1158 de conciliación, cuando concurran causas de fuerza mayor, las empresas deberán recurrir al teletrabajo y los empleados podrán trabajar a distancia durante el 60% de la jornada, siempre que, ambas cosas, sean técnica y razonablemente posibles.
8. En consonancia con la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales, el empleado tiene derecho a la desconexión digital que, basándose en una limitación absoluta del uso de las TICs profesionales durante los períodos de descanso, preserva la diferenciación que debe existir entre vida profesional y personal.
9. En lo relativo a las condiciones de trabajo (derechos retributivos, estabilidad en el empleo, promoción profesional o salud laboral), no pueden existir diferencias entre trabajadores presenciales y a distancia.
10. El trabajador tiene derecho a la intimidad y privacidad, de modo que los mecanismos de control tecnológico de la actividad laboral observen los principios de idoneidad, necesidad y proporcionalidad.

 

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LA DIMENSIÓN ORGANIZATIVA:

BENEFICIOS GENERADOS POR UN PLAN DE eWORK CONCERTADO

Un modelo de eWork que supedite las necesidades de las personas a los intereses de la organización, o viceversa, formará parte del problema y no de la solución. Aquí se presenta una propuesta sostenible basada en un nosotrismo inclusivo: incorpora aquellos factores que constituyen ventajas compartidas y que compatibilizan la protección de la salud y el bienestar profesional de las personas con el principio de recuperación, continuidad y sostenibilidad de cada modelo de negocio.

Se trata de transformar en beneficios 10 oportunidades que han emergido en nuestra actual realidad laboral.

1. Invertir en innovación tecnológica y digitalización. ¿Beneficio? Sustituir m² de ladrillo improductivo por m³ de cloud generativo.
2. Revisar los valores que rigen la cultura organizacional. ¿Beneficio? Si la organización inspira lo mismo que Soto del Real, el eWork será un tercer grado tutelado por un Gran Hermano, vía Zoom.
3. Simplificar la organización del trabajo: maximizar la cantidad de trabajo no realizado porque no aporta valor. ¿Beneficio? Eliminar la estratificación geológica de procesos; los «porque siempre se ha hecho así».
4. Disminuir la rotación no deseada (y aumentar la retención de talento) y eliminar barreras geográficas para captarlo (y aumentar la atracción de nuevo talento). ¿Beneficio? Poder tomar acción en desarrollarlo.
5. Contener el gasto de infraestructuras, equipamientos y energía. ¿Para qué alquilar una planta de oficinas si es suficiente con un espacio compartido y de uso rotativo? ¿Beneficio? Hot desking: menos moqueta de opulencia y más gigabytes de eficiencia.

Un dato: según BNP Paribas, entre enero y marzo de 2019, se alquilaron en Barcelona 152.300 m² de oficinas. La renta prime alcanzó los 27 euros/m²/mes. ¿Tienes una calculadora a mano?

6. Aumentar la satisfacción laboral y el bienestar profesional mediante más autonomía, responsabilidad, conciliación y flexibilidad horaria; y menos estrés; siniestralidad y absentismo. ¿Beneficio? Incremento de la
7. Ergo, disminuir gastos y mantener (o incrementar) ingresos. ¿Beneficio? Aumento de la rentabilidad.
8. Aplicar un enfoque People Centric que gravite alrededor del talento. ¿Beneficio? Meritocracia basada en la contribución y una compensación que, incorporando un mínimo por tiempo trabajado, sea acorde con el valor de mercado del rendimiento alcanzado, dentro de una lógica de equidad retributiva e igualdad de oportunidades.
9. Ahorrar en gastos personales (léase, dietas y movilidad). ¿Beneficio? Mayor poder adquisitivo del salario. ¿A cuántas horas de trabajo equivalen 20 menús para quiénes, según el INE, tienen hoy un salario bruto mensual promedio de 12 €/hora? Una derivada con un impacto macro de RSC es la potencial revitalización de núcleos de población rural. Cuando sólo tienes que trasladarte un día por semana a Madrid o Barcelona, vivir en un pueblo de Segovia o Tarragona deja de ser inviable.
10. El eWork no es un fármaco reducible a una fórmula magistral de carácter universal. No existen protocolos iguales para sectores, organizaciones y profesionales diferentes. Es parametrizable, pero no algoritmetizable; el eWork no es prêt-à-porter, sino un traje a medida. ¿Beneficio? Planes de eWork adaptados a las necesidades específicas de cada modelo de negocio y organización.

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LA DIMENSIÓN DE GESTIÓN:

PRINCIPIOS DE IMPLANTACIÓN DEL eWORK

La puesta en marcha de un plan de eWork, como mínimo, debería contener los siguientes principios de implantación:

 

1. Catalogar posiciones y puestos de trabajo e identificar las personas susceptibles de trabajar a distancia: serlo requiere poder, querer y saber.
2. Evaluar y desarrollar el perfil competencial necesario y suficiente, como mínimo, en competencias tecnológicas y de autogestión del trabajo; y, cuando proceda, formación específica adicional.
3. Acordar las reglas y condiciones de trabajo que regularán el eWork a nivel colectivo e individual. El contenido mínimo del acuerdo debería incluir: condiciones generales de jornada, horario y ubicación; adscripción al centro de trabajo; procedimientos para reportar desempeños y/o resultados; condiciones del espacio de trabajo; vigilancia de la salud y evaluación de riesgos laborales; inventario de recursos; asunción de costes; y/o condiciones para la reversibilidad y eventual suspensión del teletrabajo.
4. Sobre la base de la metodología OKR (Objectives Key Results) fijar objetivos y resultados clave para organizar el trabajo y definir equipos de trabajo. Para ello deben establecerse KPIs (Key Performance Indicators) como herramienta de evaluación y definir objetivos individuales y grupales. Además de claros, concisos y consensuados, deben ser específicos (qué), medibles (cuánto), alcanzables pero retadores (cómo), realistas (con qué) y temporalizados (cuándo).
5. Dotar de los recursos tangibles e intangibles, suficientes y necesarios, especialmente de herramientas tecnológicas, tanto en términos de dispositivos y soporte, como de hardware y software.
6. Promover espacios físicos y/o digitales de confluencia interpersonal mediante canales y pautas fluidas de comunicación individual y grupal que aseguren una interacción profesional y psicosocial suficientes. Puede y debe teletrabajarse también en equipo para evitar el síndrome Wilson: ¿recuerdas al compañero de Tom Hanks en Náufrago? El aislamiento social es el peor enemigo del eWork.
7. Incluir el eWork en el catálogo corporativo de servicios preventivos, que, mediante trackings periódicos de percepción de la salud y bienestar profesional, garanticen un uso saludable del Smart Working y no un abuso perverso del anywhere, anytime.
8. Aplicar protocolos de ciberseguridad que, minimizando riesgos, maximicen la protección de la información y la privacidad de los empleados.
9. Seguimiento activo, no para controlar, sino para detectar dificultades y ofrecer apoyos que faciliten procesos. Aplicar la metodología SCRUM es una buena alternativa. En las team daily meetings, cada profesional debería responder 3 preguntas en 5 minutos: ¿qué has hecho hoy? ¿qué problemas has tenido y qué necesitas? ¿qué harás mañana?
10. Evaluación periódica de la contribución incorporando métricas de desempeño, rendimiento y potencial, que aporten feedback y feedforward.

 

CASI TODO QUE APRENDER Y MUCHO POR HACER

Si no aprendemos y hacemos aplicando lo aprendido, no transformaremos la amenaza en oportunidad; una solución transitoria y contingente por razón de oportunidad en un factor estructural y estructurado para desarrollar personas y organizaciones, más allá de la tan ansiada vacuna. El reto consiste en afianzar un mapa de eWork con Ñ que se explique con 10 eses: solvente (sanitariamente); seguro (higiénicamente); singular (preventivamente); saludable (psicosocialmente); suficiente (técnicamente); socializado (corporativamente); sencillo (organizativamente); sincrónico (contextualmente); satisfactorio (profesionalmente) y sostenible (económicamente). Para lograr lo que no tuvimos nunca, tendremos que dejar de hacer lo de siempre: esto no va de dónde y cuándo, sino de qué, cómo y cuánto. En lo digitalizado y digitalizable, ir a la oficina no era tan necesario porque, organizativamente, el binomio presencialidad-valor es una falacia analógica del siglo XX en el mundo tecnológico del siglo XXI. Es cuestión de Física:  como dijo Einstein, la vida es como ir en bici: el equilibrio sólo se mantiene avanzando.