Conseguir altos niveles de productividad es uno de los constantes retos de cualquier organización. Supone obtener el mayor resultado con el menor uso de recursos posibles.
Aplicado a las personas en el ámbito laboral, estos recursos suelen ser el tiempo, la atención y la energía, y se traducen en mejores resultados profesionales y mayor control organizativo.
Lo ideal es tener clara una estrategia orientada al logro de unos objetivos concretos para evitar caos y las jornadas laborales interminables a las que se ven sometidos muchos trabajadores.
“Tareas pendientes, proyectos a medio hacer, clientes impacientes, proveedores impuntuales y, lo que parece un sinfín de contratiempos, que hacen que la jornada laboral se alargue, sin que ello contribuya a mejorar los resultados”, explica Diana Rebollar, creadora de Potencial Disruptivo.
Esta situación se mantiene en el tiempo hasta que la persona toma conciencia de que no puede seguir así. Es entonces cuando comienza a buscar soluciones. ¡Necesito aprender a gestionar el tiempo! Pero… ¿Sabes qué? El tiempo se gestiona muy bien solito, lo que en realidad necesitas es aprender a organizarte tú. Cuando llegas a este punto, evita poner parches y ve a la raíz del problema. Crea una estrategia con objetivos y metas concretos, y a partir de ahí, detalla la hoja de ruta que te llevará a conseguir esos objetivos. El resto pasará a un segundo plano.
«Sé claro contigo mismo, o estás trabajando en tus objetivos o estás perdiendo el tiempo”
Para el coach especializado en productividad personal José María Gargut se logra incrementar la productividad como resultado de acciones prioritarias, programadas con propósito, y realizadas con atención consciente. “Cuando se domina la atención consciente, se puede afirmar que se alcanza el nivel de enfoque productivo”.
Gargut confirma, según algunas investigaciones, que la media de atención consciente suele estar en cuarenta segundos. “La mayoría de las personas se distrae a lo veintinueve segundos. Las que mejor se concentran logran llegar a los setenta y cinco segundos”.
Por ello, el experto considera imprescindible revisar nuestros hábitos. “La mejor forma de hacerlo es contestarse una serie de preguntas después de la jornada: ¿Qué se ha logrado hoy? ¿Cómo se puede hacer mejor? Y, para ser coherentes con las respuestas, antes de la jornada debería tenerse muy claro: ¿Qué se quiere conseguir hoy? ¿Para qué se quiere conseguir eso?
José María considera que “el cerebro necesita claridad para convertirse en nuestro aliado. De lo contrario, se dedica a ahorrar energía. Y la forma que tiene para ahorrarla es desenfocándose, porque el enfoque consume mucha energía.”
En la misma línea se encuentra su tocayo José María Recondo, interim logistic manager centrado en la gestión del cambio a través de la mejora de procesos productivos y humanos.
Para Recondo, la clave para lograr una productividad saludable “es crear un hábito saludable”. Propone “anotar todo aquello que requiere de nuestra atención a mano alzada, con papel y bolígrafo; o pizarra y rotulador, aunque luego lo pasemos a un fichero para un mejor control”. Estas anotaciones se pueden hacer por persona, visualizando lo que tenemos pendiente: cliente, jefe de área, pareja, colega de trabajo.
Por otro lado, debemos evitar perder energía y tiempo en tareas que no dependen de nosotros o que no podemos realizar en ese momento, ya sea por falta de información o porque nadie las espera.
Para José Antonio Bonilla, gerente de Eficacia Personal, “la productividad de un empleado se consigue logrando su mayor efectividad, siendo esta el resultado de alcanzar los estándares establecidos de eficacia y eficiencia, con el menor esfuerzo físico y mental posible».
Para conseguir esta efectividad, las personas disponen de tres herramientas, denominadas Las 3P: Planificar, Priorizar y Programar.
Planificar: implica decidir de antemano y por escrito qué es lo que ha de ser realizado en una unidad de tiempo determinada (día, semana,…). La planificación debe ser realista, dejando tiempo para posibles imprevistos.
Priorizar: significa decidir qué tareas realizar primero y a qué dedicar más tiempo. Aunque siempre se prioriza, una mayor efectividad se conseguirá cuando las realicemos siguiendo los criterios racionales de importancia y urgencia.
Programar: supone decidir por anticipado cuánto tiempo se va a dedicar a cada tarea. Poner límites de tiempo a cada tarea nos servirá de gran ayuda”
Adolfo Galán dirige umlaut Consulting Engineering y es profesor de Operaciones y de Habilidades Directivas en Universidad Carlos III de Madrid y en ESIC Business & Marketing School.
Adolfo ha creado el método del Triángulo Dorado de la Productividad Personal. Sus vértices son: agenda, listas de tareas y foco.
Adolfo explica que la excelencia en la productividad personal, como en otras disciplinas, se alcanza:
- Aprendiendo los principios esenciales
- Adaptándolos a la realidad de la persona concreta
- Practicando y mejorando el método de manera continua
La productividad personal, dice Adolfo Galán, tiene mucho que ver con Equilibrios:
- Objetivos Profesionales / Objetivos Personales
- Esfuerzo / Descanso
- Aprender / Realizar
Un buen sistema de productividad personal es capaz de canalizar los inputs para conseguir los outputs deseados.
Un elemento clave es decidir no sólo en qué se emplea el tiempo y la energía disponibles, pero también en qué no se emplea.
“Priorizar no es ordenar una lista de tareas. Priorizar es fundamentalmente decidir qué se hace y qué no se hace”, resalta el profesor.
La coach Adela Ventura, especializada en productividad y mediación, considera que “ la productividad no consiste en la cantidad de tareas que seas capaz de realizar o la capacidad que tengas para trabajar. Es más bien una cuestión de dominio sobre uno mismo, sobre nuestros recursos y perspectivas, para decidir qué es lo importante y qué merece nuestra atención”.
Para Adela, la efectividad es más importante que la eficacia y recomienda “buscar la manera de gestionar mejor la información y desarrollar un marco de referencia, que nos ayude a a decidir qué merece nuestra atención, pudiéndonos apartar de estas recomendaciones para ser más creativos, pero con posibilidad de retomar el control y la perspectiva».
Al igual que sus compañeros, recomienda cambiar los malos hábito, para lo que propone “identificar la rutina a cambiar, experimentar con recompensas, aislar la señal que inicia la rutina, planificar el cambio, y determinar las alarmas y señales que anticipan la rutina negativa”.
A Rubén Rojas , formador en estrategias de productividad, le gusta explicar su visión sobre la productividad con una historia.
“El otro día me contó un amigo mosqueado:
-Me han llamado del gimnasio para preguntarme cuándo pienso volver, porque hace dos meses que no paso por allí. He respondido que si no les interesa que pague y no verme el pelo.
A lo que el tipo que ha llamado ha contestado:
– Si no vienes, no podrás saber lo buenos que somos y te terminarás dando de baja. Además, no podrás recomendar a tus amigos.
Así que la semana pasada mi amigo volvió al gimnasio y hasta ha apuntado a su novia para ir juntos.
Ser productivo no es hacer muchas cosas. Es hacer menos cosas y obtener más resultados. ¿Cuántos buzones hay que llenar con publicidad de tu gimnasio para conseguir el mismo resultado que llamando a un cliente que no va?
Pues eso. Que ser productivo es trabajar menos y conseguir más”.
Claves para ser más productivos durante la jornada laboral
Organizar la jornada laboral es de suma importancia para lograr objetivos diarios y la consecución de una estrategia inicial.
Antes de comenzar a trabajar, debemos organizarnos y tener claras todas las tareas que se van a realizar.
Algunas recomendaciones que podemos seguir son:
- Establecer unos objetivos diarios
Es más fácil ser eficiente cuando se sabe de antemano lo que se debe hacer. Asimismo, dividir cada tarea en pequeños pasos será de gran ayuda. Es más fácil llevar a cabo muchas pequeñas actividades, una tras otra. De esta forma se tiene la sensación de avanzar con fluidez. Querer abordar una tarea demasiado amplia y poco definida puede resultar abrumador y se corre el riesgo de ser postergada por no saber cómo empezar.
- Planificar prioridades
Identifica las tareas que tienen más relevancia o cuya ejecución supondrá mayor utilidad o provecho. La regla del 80-20 o también llamada el Principio de Pareto plantea que el 20% de nuestras acciones conlleva al 80% de los resultados. Partiendo de esta regla, conocer esas tareas centrales y enfocarse en ellas será más efectivo. Haz una breve lista de las tareas y ordénalas, de la más a la menos importante. Porque si todo es prioritario, nada es prioritario.
- Contar posibles imprevistos
José María Recondo destaca la necesidad de tener en cuenta las posibles situaciones inesperadas, que pueden surgir durante el desempeño de las tareas planificadas. “Estos pueden aparecer por temas personales, urgencias de clientes, fallos técnicos, errores humanos… Debemos aceptar que no siempre puede cumplirse con lo planificado. Y no por ello hay que dejar de hacerlo, sino que habrá que esperar a otro momento para hacerlo o, simplemente, delegarlo a otra persona. En estos casos, lo más saludable es sentir tristeza, pues la rabia en estos casos añade estrés a la persona. Resulta más sano y productivo buscar tareas para los momentos y no buscar momentos para las tareas«.
- Preparar el espacio de trabajo
Se debe tener a mano todo lo necesario. Cargadores, auriculares, informes, utensilios de papelería y cualquier otro elemento que puedas necesitar. Esto evitará las interrupciones innecesarias que distraigan y hagan perder tiempo.
- Evitar los ladrones de tiempo
La productividad es un factor íntimamente ligado con la gestión de nuestro tiempo. Cuanto mejor organicemos nuestra jornada laboral, obtendremos mayores índices de eficacia y eficiencia de nuestras tareas, lo que implica mayor productividad.
Debemos saber identificar claramente cuáles son los ladrones de tiempo más habituales. Y quiero hacer hincapié en uno de los grandes problemas de empresas improductivas: “La reunionitis”. “Según estudios realizados en empresas españolas, perdemos de media unas treinta y una horas en reuniones improductivas al mes por cada uno de nosotros, es decir, más de trescientas horas de trabajo anuales perdidas. ¡Y esto ha empeorado con las reuniones virtuales!” destaca Ángel Largo, socio de RHPymes y CEO. de Hudipro.
El experto en felicidad laboral expone algunos datos estadísticos para que podamos comprender hasta qué punto cae la productividad en las empresas con reuniones en las que se pierde el tiempo.“Según las estadísticas de estos estudios, el 91 % de las personas se distraen en algún momento de la reunión y el 73 % hacen otras cosas durante gran parte de la reunión. En algunas encuestas de trabajadores, el 47 % está agobiado por el número de reuniones que tiene que atender, y el 57 % se queja de que las reuniones son el mayor motivo de pérdida de tiempo en la empresa”.Ángel propone reflexionar sobre la necesidad de tantas reuniones: “¿De verdad debemos asistir a tantas reuniones? ¿Tenemos que estar en todas ellas? ¿Son productivas? Unas buenas respuestas a estas reflexiones nos darían una de las claves para mejorar enormemente nuestra Productividad.”
- Empezar con lo grande
Al iniciar la jornada, el cerebro está fresco y contamos con mayor energía. Por esta razón, se recomienda dedicar, esas primeras horas a las actividades importantes, difíciles y tediosas. Así se evita el riesgo de posponerlas o de hacerlas rápido y sin toda la atención que requieren. Además, una vez terminadas, lo que queda pendiente para el resto del día será más fácil y llevadero.
- Eliminar posibles distracciones
Las pantallas forman parte del día a día y, sin darnos cuenta, consumen una gran cantidad de tiempo, concentración y energía. Tenerlas alejadas no siempre es posible, porque son también uno de los principales instrumentos de trabajo. Lo que sí se puede es adoptar pequeñas medidas prácticas para reducir al máximo las distracciones.
En el caso del ordenador, desactivar las notificaciones de nuevos correos o redes sociales y tener solo abiertos los programas y pestañas necesarios, son algunas de las posibles soluciones. En cuanto al móvil, no está de más ponerlo de vez en cuando en silencio o modo avión. A menos que esperes recibir información relacionada con lo que estés haciendo, lo demás puede esperar.
- Hacer una cosa a la vez
Un estudio de PLOS One concluye que la multitarea reduce la productividad. Para ser más eficiente se recomienda hacer las cosas paso a paso, centrarse en una sola actividad y no empezar nada más hasta terminarla.
Nuestro cerebro solo puede dedicarse de forma eficaz a una cosa cada vez. Intentar hacer varias actividades de manera simultánea obliga a conectar y desconectar, disminuye la atención y se le acaba dedicando más tiempo del que hubiese llevado hacerlas de forma individual.
- Definir tiempos de trabajo y descanso
Las personas pueden trabajar al cien por cien durante un tiempo limitado, luego el cuerpo y el cerebro se saturan. Por esto, es necesario tomar pequeños descansos a lo largo del día. Una técnica de trabajo es pautar unos ciclos, que incluyan pausas con una duración establecida según el ritmo de cada uno.
Algunas personas pueden mantenerse concentradas más tiempo que otras. Lo importante es conocerse y concederse breves treguas. Respirar un poco de aire fresco, beber o comer algo e incluso una charla con algún compañero servirá para relajarse y luego retomar la actividad con más energía.
Obtener más y mejores resultados en el menor tiempo es posible si se optimizan las actividades realizadas. Esto parte de la disciplina y la creación de estructuras alrededor del trabajo. No son taxativas y pueden adaptarse para que el rendimiento y la eficiencia estén en permanente avance.
